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DSN : Simplification...Sanction !

Bel objectif que de simplifier les lourdeurs déclaratives et administratives des entreprises. Mais si la DSN représente, sans aucun doute, une grande avancée du modèle déclaratif des entreprises, et à terme une nouvelle façon d’aborder les relations entre les organismes et les cotisants, la période actuelle de lancement n’est pas sans douleur pour les entreprises.  

Lancé en 2013 le projet de déploiement de la Déclaration Sociale Nominative (DSN) voit enfin le jour ces dernières semaines avec une généralisation à l’ensemble des entreprises.

Dans quelques mois les entreprises bénéficieront des bienfaits de la simplification et pourront valoriser ce nouvel outil déclaratif pour améliorer leurs contrôles de paie, sécuriser la cohérence de leurs déclarations et consacrer plus de temps à des tâches à forte valeur ajoutée.

Oui mais, pour le moment, le chemin est toujours chaotique pour les services paie et SIRH, qui ont consacré des mois de travail et quelques milliers ou dizaines de milliers d’euros pour adapter leurs logiciels. 

La DSN et son impact organisationnel

Tout d’abord, les organisations ont, dans de nombreux cas, été impactées par la DSN qui engendre une modification de la temporalité du déclaratif. Aujourd’hui le déclaratif est une composante de l’acte de paie, il n’est plus un événement ponctuel, dissocié et isolé en fin de mois.

En cela, la répartition des tâches dans les services où elles étaient morcelées a dû être revue. Les contrôles de paie et de déclaratifs ne font plus qu’un. Ils doivent s’intensifier, être plus nombreux et précis qu’avant, et surtout être réalisés plus tôt dans le mois.

La DSN – au même titre que le FEC (« Fichier des écritures comptables ») pour les services financiers - ne fait qu’amorcer la transformation à venir des métiers de la paie. Les tâches rébarbatives de vérification et contrôle vont pouvoir s’automatiser grâce à l’exploitation de ces datas, au profit de temps à plus forte valeur ajouté : analyse, optimisation, sécurisation...

Les difficultés liées au passage à la Phase 3

Parallèlement à ces considérations organisationnelles se présentent aussi, et dans l’immédiat, une problématique de stabilisation de la nouvelle norme pour nombre d’entreprises,  y compris pour les « pilotes » qui sont rentrées très tôt dans le dispositif. Certaines (principalement les plus petites) n’ont pas encore intégré la DSN. Pour une partie des autres, le basculement de la Phase 2 (remplacement des DUCS Urssaf), à la Phase 3 (qui ajoute notamment la retraite complémentaire, la mutuelle-prévoyance, et la substitution de la DADS-U…) n’est pas encore possible. Souvent d’ailleurs car certains organismes ne sont pas encore prêts ! 

Les retards cumulés sont devenus si importants qu’une tolérance a été accordée jusqu’en Avril 2017. Conséquence : les entreprises qui ne produiront pas de DSN Phase 3 dès Janvier 2017… devront (encore) produire une DADS-U en Janvier 2018, puisqu’elles ne disposeront pas d’une année complète en DSN format Phase 3. Faux départ donc.

Les nouvelles pénalités qui accompagnent la DSN

Par ailleurs, et ce point n’est pas le plus secondaire, le pouvoir réglementaire a décidé d’ajouter la sanction à la complexité, via le Décret n° 2016-1567 du 21 novembre 2016. 

  • 49 € par mois et par salarié en cas de non transmission de la DSN ou d’omission de salarié,
  • 32 € par salarié et par mois pour la déclaration de rémunérations contenant des erreurs qui entraînent la minoration des cotisations dues,
  • 10€ par salarié et par mois si la DSN contient de simples omissions ou inexactitudes de données, sans aucun impact sur les cotisations dues.

L’idée était initialement ici de contraindre les récalcitrants à rentrer dans le dispositif. C’est l’objet de la première pénalité, et elle se comprend parfaitement. Mais les deux dernières inquiètent, au regard de l’instabilité dont nous venons de parler.

Les entreprises ne sont pas infaillibles, d’autant plus lorsqu’elles s’habituent à une nouvelle norme complexe. Le temps d’ajustement est souvent long.

97% des DSN que nous avons pu analyser en 2016 présentaient des erreurs : un oubli de rubrique, une mauvaise affectation de somme, un code erroné… Du classique lorsque l’on doit rapprocher des centaines de rubriques de paie avec des centaines de codes d’enregistrements.

Et si DSN-Val (l’outil de pré-contrôle de l’administration), et certains logiciels de paie, vérifient que le fichier produit respecte la norme avant dépôt, ces outils ne contrôlent que les critères de pure forme. Or, le respect de la norme n’est pas la validation du contenu des centaines de milliers de données de paie reportées dans la DSN.

La révolution du contrôle URSSAF « Digital »

Au-delà d’avoir remplacé près de 30 déclarations, la DSN a surtout fait exploser le nombre de données aujourd’hui transmises à l’administration puisque le modèle retenu est celui d’une déclaration mensuelle, individuelle et nominative d’éléments personnels et contractuels, d’éléments de rémunérations et d’éléments de cotisations, taxations et prochainement impositions.  Plus de détails, c’est plus de risque d’erreur, et donc de redressements.

On le sait, les URSSAF se sont préparées à ce virage. Les équipes d’inspecteurs ont été renforcées d’experts du Big Data et de puissants logiciels qui compulseront les datas issues des DSN pour identifier toute anomalie.

Le rapport des entreprises au contrôle URSSAF va changer. Les demandes de régularisations vont s’automatiser, parfois à distance sans que la traditionnelle visite de l’inspecteur ne soit utile. Les contrôles physique seront peut-être moins fréquents, mais systématiquement ciblés et donc plus « efficaces ». 

Et en conséquence, les pénalités devraient pleuvoir.

Les URSSAF sont prêtes. Les employeurs le sont-ils ?

Une erreur généralisée de quelques centimes sur les réductions Fillon de 1.000 salariés pourraient coûter près de 400.000 par an en pénalités… souvent plus que le simple montant du redressement.

Autre exemple : les montants de frais professionnels exposés par chaque salarié doivent aussi être déclarés dans chaque DSN. Or, nous savons que cette information n’étant pas présente en paie, les DSN seront aussi mal renseignées que ne l’étaient les DADS. En omettant (volontairement ou non) de renseigner ce champ, une entreprise remboursant des frais à 1000 salariés, encourra donc 10.000 euros de pénalité pour chaque mois « d’oubli ».

Ces quelques cas d’école simplistes (mais certainement pas irréalistes !) cachent la forêt des risques, cumulatifs, de redressements et de pénalités apparus avec la DSN.

Malgré tous les efforts des services paie, la double peine n’est pas loin. Nous ne saurions donc trop vous recommander de faire de votre année 2017 l’année du contrôle renforcé de la paie et de redoubler de vigilance sur le contenu des DSN que vous transmettez.

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