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Comment réussir son projet SIRH : les 5 points essentiels

 

Nos conseils pour que la transformation digitale s’applique aux ressources humaines en douceur.

 

De nombreuses questions se posent lorsqu’il s’agit d’engager le service des ressources humaines dans la transformation digitale, en adoptant un SIRH : comment le nouvel outil va s’intégrer dans l’organisation de l’entreprise ? Comment choisir le bon prestataire ? Quels sont les besoins réels ? Nos experts vous livrent 5 points essentiels à réfléchir en amont pour réussir votre projet.

Commencer par revoir l’organisation de la fonction RH

Une des tendances de plus en plus présente dans les SIRH est la décentralisation des données RH vers les utilisateurs finaux, à savoir les salariés et les managers. Ils sont aujourd’hui en mesure de gérer directement sur les interfaces un bon nombre d’informations les concernant, comme par exemple les congés, les notes de frais ou les données administratives.

Une remise à plat complète de l’organisation et des process de gestion administrative en amont du projet est conseillée afin de pouvoir établir un organigramme hiérarchique qui permettra de gérer la partie workflow du nouvel outil. (ex : la dématérialisation des dossiers du personnel implique une refonte des procédures internes de suivi des dossiers.)

Sans cette étape, le projet de mise en place du nouveau SIRH peut prendre un retard significatif.

Comprendre ses propres besoins en modules

Le SIRH d’une entreprise s’ouvre de plus en plus vers la digitalisation des fonctions.

Aux modules classiques, à savoir Gestion administrative, Paie et GTA (gestion des temps et activités), s’ajoutent aujourd’hui des modules RH tels que la formation, le recrutement, la GPEC ou les différents entretiens.

Si on ajoute également les workflows collaboratifs, la dématérialisation, la gestion du contrôle de gestion sociale et le big data, nous disposons d’une offre complète en RH afin de digitaliser la fonction.

Il convient donc lors du cahier des charges de bien établir une hiérarchie des besoins de l’entreprise afin de pouvoir cibler les prestataires. L‘éditeur doit être choisi en fonction de son excellence dans les modules qui seront les plus importants. Ensuite, en fonction des spécificités souhaitées, il conviendra de préférer une suite avec des modules intégrés ou alors une suite avec différents outils  qui seront interfacés entre eux.

Décider en amont du mode de service (SAAS ou interne)

Aujourd’hui le SAAS est en fort développement compte tenu de la complexité de la législation. Néanmoins il convient d’en maîtriser les enjeux.

En effet, ce mode de service implique que les responsabilités soient aujourd’hui déportées vers les éditeurs de solutions SIRH. Pour les entreprises qui avaient l’habitude de gérer ce service en interne, il est important de pouvoir maîtriser ce changement tout en conservant la qualité requise par un service interne.

Il est donc essentiel pour cette partie de bien isoler les composantes de réussite d’externalisation partielle, à partir d’indicateurs clés (KPI) définis en amont (disponibilité de l’environnement dans le cas d’un SIRH info-géré par exemple).

La dimension technique de la mise en place d’un outil SIRH ne doit pas être sous-estimée. En effet, à l’heure où les salariés peuvent se connecter à leur application RH sur un smartphone pour pouvoir y faire une demande d’absence par exemple, la sécurité des SIRH est un enjeu fort.

Relativiser le ROI

Il est important de noter ici que la mise en place d’un nouveau SIRH va générer aussi bien des économies que des coûts.

Le fait que certaines actions RH basculent sur les utilisateurs finaux (constitue indéniablement un véritable levier sur des économies d’échelle. Ex : les modifications administratives tel que le changement d’adresse ne sont plus aujourd’hui faites par les gestionnaires RH mais par les salariés avec une simple validation de l’acteur RH

Néanmoins, il faut également analyser la performance globale de l’action SIRH au sein d’une entreprise en prenant en compte les coûts relatifs aux outils, à la maintenance et à l’hébergement.

S’organiser en mode projet

Il est essentiel de déterminer des acteurs au sein de votre organisation qui pourront travailler en mode projet sans que cela n’impacte leurs activités quotidiennes.

Les responsables de pôles RH peuvent libérer une partie de leur temps pour le consacrer à la définition des besoins et à la recette du projet mais il est primordial de mettre en place une équipe AMOA (assistance à maitrise d’ouvrage) qui sera en charge de la relecture des études, de la recette (de la définition de la stratégie à l’exécution) et de l’accompagnement au changement, entre autres.

En effet, il est rarissime de voir des ressources internes capables d’absorber cette gestion de projet.

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