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HR performance

Une transformation digitale : à quel prix ?

Digitaliser les pratiques RH n’est plus une option. Le métier de gestionnaire de paie connait une véritable transformation, entre dématérialisation du bulletin de paie, Déclaration Sociale Nominative, ou prélèvement à la source, les modes de fonctionnement des processus RH changent et peuvent coûter chers à l’entreprise par manque d’anticipation ou d’adaptabilité.

La mise en place de la DSN par exemple ne s’est pas faite sans douleur pour les services paie et SIRH, qui ont consacré plusieurs mois de travail et des milliers d’euros pour adapter leurs logiciels. A cela s’ajoute des pénalités applicables depuis le mois d’août dernier.

Nous avons souhaité interroger les équipes RH pour connaitre leur point de vue sur les conséquences de la digitalisation de la paie*.

Un impact important sur l’organisation de la paie des entreprises

La moitié des entreprises ne sait pas apprécier le niveau de fiabilité des données DSN qu’elle transmet tous les mois à l’administration. Cela montre une certaine opacité dans le contrôle des données transmises de manière automatique.

Les entreprises qui se prononcent sont plutôt confiantes puisque 76% donne une note de fiabilité > 4.  

Connaissez-vous le niveau de fiabilité de vos données DSN ?
Connaissez-vous le niveau de fiabilité de vos données DSN ?
Sur une échelle de 1 à 5 (5 étant le plus fort), comment jugez-vous la fiabilité des données DSN transmises ?
Sur une échelle de 1 à 5 (5 étant le plus fort), comment jugez-vous la fiabilité des données DSN transmises ?
La DSN permet-elle un gain de temps pour les équipes paie ?
La DSN permet-elle un gain de temps pour les équipes paie ?

 

La DSN engendre une modification de la temporalité et de la répartition des tâches dans les services. Les contrôles internes doivent s’intensifier et être plus précis. 

Mais pour autant la DSN a permis un gain de temps pour les équipes paie pour plus de 60% des répondants.

Les URSSAF ont annoncé la fin des tolérances et l’application des pénalités

 

La DSN est à l’origine de l’explosion des données transmises à l’administration dont l'URSSAF, autant de risques d’erreurs et donc, de redressements.

Une simple erreur peut coûter 120.000€ par an de pénalités supplémentaires pour une société de 1000 salariés.

Il ne faut pas occulter la responsabilité de l’entreprise car les données transmises impactent directement les droits des salariés (maladie, chômage, retraite, prévoyance) 

" Une erreur généralisée de quelques centimes sur les réductions Fillon de 1 000 salariés pourrait coûter près de 400 000 euros par an en pénalités. Autre exemple, les montants de frais professionnels de chaque salarié doivent aussi être déclarés dans chaque DSN. Or, cette information n’étant pas présente en paie, les DSN seront aussi mal renseignées que ne l’étaient les DADS (Déclaration Annuelle des Données Sociales). En omettant (volontairement ou non) de renseigner ce champ, une entreprise remboursant des frais à 1 000 salariés, encourra donc 10 000 euros de pénalités pour chaque mois « d’oubli ».Ces quelques cas d’école simples cachent la forêt des risques cumulatifs de redressements et de pénalités apparus avec la DSN. 

En 2016, 97% des DSN que nous avons pu analyser présentaient des erreurs : un oubli de rubrique, une mauvaise affectation de sommes, un code erroné… Du classique lorsque l’on doit rapprocher des centaines de rubriques de paie avec des centaines de codes d’enregistrements. DSN-Val, outil de pré-contrôle de l’administration, et certains logiciels de paie vérifient bien que le fichier produit respecte la norme avant dépôt, mais cela ne signifie pas qu’ils valident le contenu des centaines de milliers de données de paie ! "

 

Améliorer les contrôles de paie, sécuriser la cohérence des déclarations, consacrer plus de temps à des tâches à forte valeur ajoutée, les entreprises bénéficieront très vite des bienfaits de la simplification. Même si la transformation digitale de la paie a un coût initial, il est certain que les bénéfices pour les entreprises compenseront largement l’investissement initial.

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*Ayming HR performance a réalisé une étude sur les conséquences de la digitalisation sur la paie, le SIRH, les risques professionnels et les visites médicales.
Enquête réalisée auprès de fonction concernées par la digitalisation de la sphère RH d’entreprises du secteur privé en France, du 11/07/17 au 15/10/17
279 répondants

 

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