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Immobilier : la force cachée de l’iceberg

L’immobilier est trop souvent assimilé à un poste de coûts dont la fonction se limiterait à centraliser les moyens de production et assurer une présence commerciale. Pourtant, il est tout à fait possible d’envisager l’immobilier, iceberg imposant et partiellement immergé, comme un outil de rentabilité. Comment passer d’une impression de pesanteur à une logique de poussée vers le haut, génératrice de performance ?

Visualiser entièrement l’iceberg

 À l’issue du Congrès des DAF 2016, rencontre annuelle des directeurs administratifs, financiers et juridiques, l’enjeu prioritaire est clair : rentabilité à tous les étages. En matière d’immobilier, les choix d’implantation doivent donc concilier exigences de souplesse et d’adaptabilité liées aux évolutions et modes de fonctionnement de l’entreprise moderne avec la maîtrise des coûts inhérente à la bonne gestion de ce poste de dépense réputé quasi-incompressible. Un exercice de haute-volée.

Pour assurer la compatibilité vertueuse de tous ces éléments, il s’agit d’envisager l’iceberg dans son ensemble. De savoir associer leviers d’optimisation usuels (organisation optimisée des surfaces, déménagement dans les zones idéalement placées au niveau des prix, négociation de conditions accompagnées à l’entrée) à un plus large panel d’outils. Ce, afin de parvenir à réaliser un calibrage et un maintien au plus juste de la dépense immobilière en relation avec les besoins et objectifs de l’entreprise.

Aujourd’hui, l’optimisation du loyer économique n’est plus un objectif décorrélé des autres réalités budgétaires de l’entreprise ni de sa réflexion stratégique. Percevoir son amélioration comme l’unique paramètre de la performance immobilière est une erreur que les financiers ne font plus. Bien souvent confrontés aux conséquences à moyen et long terme de décisions prises un peu rapidement sur les différents items entrant dans la composition d’un bail commercial, ceux-ci tendent désormais à une vision plus globale et néanmoins fine du poste immobilier.

A l’élément « loyer », partie émergée de l’iceberg « implantation », s’ajoutent de facto de multiples paramètres qui disposent chacun d’un calibrage à mener à bien, et d’outils de contrôle individualisés. De la précision des ajustements choisis dépend ainsi le succès du Schéma Directeur Immobilier, et par voie de conséquence, le bien-être des salariés et la rentabilité même du site sur des durées pouvant aller jusqu’à 12 ans.

Maîtriser la surface apparente et cachée

La surface inscrite au bail est le premier paramètre ajustable lors des négociations d’entrée. Sa nature (commerce, bureaux, activité…) va déterminer le loyer applicable au m², en corrélation avec le type de métrage retenu. Mais celle-ci est difficile à déterminer. Doit-on parler de surface commerciale « boutique », pondérable selon les critères établis par la charte de l’expertise et retenus par les tribunaux ? S’agit-il de surface SHON (Surface Hors Œuvre Nette) ? De GLA (Gross Leasable Area) qui intègre une partie des murs, et dans ce cas, laquelle retenir ? De surface SUN (Surface Utile Nette) ? De SUB (Surface Utile Brute) ?

Un véritable casse-tête que seul un expert en profondeurs immobilières peut appréhender. D’autant que la nouvelle typologie de surface, apparue récemment dans le cadre de la loi PINEL, la « Surface exploitée » ne simplifie pas les choses. Celle-ci introduit une notion qui prête à interprétation quant à la signification du terme « exploitée ». Les tribunaux ont de beaux jours devant eux pour statuer sur ce problème. Or, la bonne définition et maîtrise de la surface est cruciale. Car selon les choix effectués, le loyer annuel global peut varier du simple au double. D’où la nécessité dès l’entrée de se plonger dans les eaux troubles de cet épineux sujet afin d’éviter les douches froides en cours de bail.

S’attaquer aux parties immergées de l’iceberg

Les Charges locatives refacturables 

Il est indispensable de bien comprendre la « commune intention des parties » en amont pour éviter les surfacturations et litiges. En matière de charges locatives refacturées par le bailleur, les critères à prendre en compte pour estimer le coût qu’elles représentent réellement et effectuer un choix sélectif des montants que le locataire accepte de payer sont très complexes. Ainsi, avant toute prise de décision, il est impératif d’étudier avec soin le type de l’immeuble repéré, sa date de construction, son état d’entretien, sa vétusté ou encore celle de ses équipements, les services qu’il offre, la justesse de leur calibrage, et l’adéquation aux besoins opérationnels de l’entreprise. Seule une analyse précise de tous ces éléments plus ou moins immergés permet de négocier son bail en toute connaissance des risques financiers associés sur le moyen et le long terme.

À noter que la loi Pinel, encore une fois, n’éclaire pas tellement la voie puisqu’elle concentre l’attention sur l’article 606 du code civil qui concerne les gros travaux de réparation. Or, ce type de travaux étant plutôt rare et ponctuel, il génère peu de risques financiers pour le preneur, surtout si l’immeuble est neuf, très récent ou bien entretenu par le bailleur. Il paraît donc plus judicieux de se concentrer sur l’aspect de la prise en charge des mises aux normes. Celles-ci en effet évoluent tous les deux à trois ans contre des travaux du 606 applicables au minimum tous les 10 ans...

À observer également de près, les tantièmes applicables lors de la répartition entre les locataires. Leur application pour chaque nature de charges peuvent générer une augmentation forte et imprévue de charges si l’ensemble des points n’a pas été abordé et les modalités d’application clairement débattues et calibrées. Enfin, la dispersion des pièces justifiant les facturations chez les grands utilisateurs complique considérablement les contrôles éventuels et engage à une réflexion nécessaire de l’archivage et de la disponibilité des pièces.

Durée du bail

Le choix de la durée impacte pleinement le caractère pérenne d’une implantation, surtout lorsque les conditions du renouvellement sont évoquées directement lors de la signature du bail initial. Ainsi, un bail de plus de 9 ans implique un déplafonnement, tandis que le choix de périodes fermes peut constituer un vrai problème pour une société. Qui peut aller même jusqu’à menacer sa survie si le besoin de réduire l’espace, et donc les coûts associés, se fait jour ultérieurement, ou que le marché évolue favorablement alors que le bail « fermé » ne permet pas de bénéficier des évolutions à la baisse.

Indexation ou révision ?

L’indexation, sa périodicité, l’indice retenu, la méthodologie appliquée, le respect des critères légaux d’application peuvent générer des surfacturations très importantes, et méritent un calibrage attentif, et une vérification périodique afin d’en maîtriser l’évolution. Dans le même ordre d’idée, un certain nombre de coûts indirects vont se trouver impactés avec plus ou moins de force selon les choix qui seront posés quant à la localisation et à la qualité de l’immeuble. Qualité de vie au travail, transports et coûts associés, ressources humaines et développement de l’entreprise, montant et couverture des assurances, image de l’entreprise… sont autant de paramètres à prendre en considération.

Pousser l’iceberg vers le haut

Plus que jamais, l’immobilier doit pouvoir relever les défis actuels des marchés et répondre aux besoins d’un monde professionnel en mutation (flexibilité accrue, ajustements nécessaires, nouveaux modes de travail). 

Dans ce contexte, le Responsable Immobilier se doit d’être un expert dont la justesse d’analyse, la connaissance des bâtiments et de leurs problématiques, participent pleinement au succès de la politique générale de l’entreprise. Son action de conseil doit conduire à un ajustement minutieux des choix immobiliers en corrélation avec les besoins actuels et anticipés de l’activité. En rassemblant, compilant et restituant l’ensemble des besoins actuels et futurs. En analysant précisément les risques à court, moyen et long terme. En contrôlant la bonne application des accords. Et enfin, en fournissant aux CODIR des éléments décisionnels fiables et pérennes. 

Ainsi, le Responsable Immobilier associe maîtrise de la partie visible du sujet (loyer facial versus loyer économique, montants annoncés des charges, exploitabilité des locaux…) à une pression plus forte sur la partie inférieure, immergée et majoritaire (risque financiers associés aux accords, possibilité et coûts de désengagement, contrôle et anticipation des charges d’occupation et locatives). Il résulte alors de son action, une poussée orientée vers le haut qui garantit l’équilibre dont dépend l’immobilier pour pouvoir assurer pleinement son rôle de levier de la performance.

Laurence Piloz : Manager Performance Immobilière chez  Ayming depuis 6 ans, Laurence est issue du monde de l’immobilier où elle a occupé des postes lui permettant d’associer les deux visions de la réalité immobilière, tant Bailleur que Grand Utilisateur.