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Operations performance

Flotte auto : conjuguez maîtrise et état d’esprit

 


Car policy, mode de financement, géolocalisation, assurances… les gisements d’économies en matière de flotte automobile sont nombreux et relativement bien identifiés par les entreprises. Pour autant, 80% d’entre elles ne connaissent pas le véritable coût global de leur flotte… Par ailleurs, la gestion de flotte est un sujet extrêmement transverse qui nécessite un état d’esprit alerte. Il s’agit de faire parler les achats avec la finance, la DRH et les gestionnaires de parc, d’organiser des instances régulières, de définir et de bien suivre des indicateurs (TCO1, PRK2 , CO2...). Tout en ayant un raisonnement global, ouvert aux tendances marchés, pistes et opportunités. Maîtriser sa flotte auto est donc un challenge permanent ! Focus sur les quatre principaux axes d’optimisation, représentant en moyenne 85% du TCO.

Loyers financiers : exigez la transparence !

La valeur résiduelle, le taux financier (taux de base + marge), et la remise du constructeur sont les trois items vous permettant de suivre vos évolutions de loyers. Indiqués sur vos conditions particulières, ils facilitent le contrôle et la négociation.

Il est également fortement conseillé de réaliser des doubles cotations pour challenger vos loueurs. Pour éviter les dérives et surfacturations, l’utilisation d’outils, tel que la matrice tarifaire est efficace. Cette matrice, figée à la signature des conditions particulières, détaille les loyers (financier, entretien, pneumatiques, etc.) pour tous les couples durée / kilomètres de 12 à 60 mois et de 15 000 à 160 000 km. Elle vous permet de contrôler les propositions d’avenant pour tout réajustement en cours de contrat. 

Enfin, on l’oublie trop souvent, le suivi mensuel de votre facturation est nécessaire pour vérifier la bonne application des tarifs contractuels. 

Carburant & fiscalité : exploitez le plus grand gisement d’économies

Le poste carburant représente en moyenne 25% du TCO. Il est donc essentiel d’y porter une attention particulière selon deux axes : le volume et le prix.

D’un point de vue volume, ce poste peut être optimisé par le bon choix de car policy, soit la sélection de véhicules écologiquement pertinents. Et cela sans négliger l’attractivité du véhicule pour le collaborateur et l’intérêt économique du véhicule. Les conducteurs doivent être sensibilisés et adapter leur conduite afin d’optimiser les consommations. Des formations d’éco-conduite sont dispensées par des organismes spécialisés et génèrent jusqu’à 15% de baisse de consommation.

D’un point de vue prix, le cadrage des conditions de remise carburant sur le prix du litre, via votre loueur ou pétrolier, impacte votre facture à la baisse, ainsi que le bon choix de vos fournisseurs.

Le poste fiscalité représente en moyenne 20% du TCO. Il est constitué de fiscalités dites sociales (avantages en nature, amortissements non déductible), écologiques (bonus/malus, TVS3 , TVS additionnelle) ou techniques (TVA, TIPP4  par exemple). Afin d’optimiser ce poste, il convient de s’entourer de spécialistes qui vous aideront à choisir les meilleures formules de calcul des différentes taxes aussi bien sur vos dépenses passées, présentes que futures. Enfin, le choix de véhicules adaptés à chaque usage contribuera également à l’optimisation de votre budget taxe.

Assurance : pensez au ratio sinistre / prime réel

L’étude de l’assurance doit être réalisée sur les statistiques des trois dernières années minimum. Un monitoring précis sur le type de sinistres, la responsabilité, la fréquence, etc. permet d’avoir une vision détaillée sur le contexte de l’entreprise et d’optimiser les primes associées. Exigez de votre courtier / assureur des statistiques fiables et prenant en compte les provisions.

Le ratio sinistre/prime reste l’outil le plus efficace pour identifier le potentiel d’optimisation des coûts. Le ratio marché actuel se situe autour de 75%. Passé ce seuil, une négociation est conseillée. 

La remise en question régulière (échanges ou appel d’offres selon votre niveau de satisfaction et la qualité de votre partenariat) de vos courtiers et assureurs est également une bonne pratique à mettre en place avec l’aide d’un spécialiste. En parallèle, de nouveaux outils tels que la télématique/géolocalisation, permettent de réduire l’accidentologie d’en moyenne 25% au bout de 3 ans. Se sentant cadré, le collaborateur se montre généralement plus prudent.

Restitution : négociez, communiquez et anticipez

En fin de contrat, les frais de restitution (dépréciation et réajustement) représentent bien souvent 3 à 6 mois de loyer. 

Pour optimiser ce poste, l’entreprise doit cadrer ses contrats. Les loueurs proposent des grilles de vétusté (grille d’abattement sur les frais de restitution tenant compte de l’âge et du kilométrage du véhicule) ainsi que des franchises (montant fixe déduit automatiquement des frais de restitution, à ne pas confondre avec la tolérance) qui peuvent diminuer vos frais de restitution. Ces éléments font partie des négociations annuelles à réaliser. Comme ce poste de dépense est fortement impacté par le comportement du collaborateur et sa conduite, une communication interne efficace doit être assurée. Informer les collaborateurs sur les process de restitution et sur l’utilisation du véhicule s’avère payant.

D’autres leviers, tel que les primes qualité pour respect du matériel, peuvent être mis en place pour inciter les collaborateurs à porter plus d’attention à leur véhicule. Le process de pré-restitution est également une pratique qui permet d’anticiper les frais et de réagir en conséquence (déclaration de sinistre, réparation via un carrossier au taux de main d’œuvre moins élevé, etc.). Enfin, pensez à vérifier le calcul du dernier loyer et le montant de la dernière facture (loyer au prorata des jours consommés, frais de remise en état, surcoût ou remboursement liés au réajustement réel de la durée et de kilométrage constaté).

Toutes ces mesures visant à optimiser le TCO de votre flotte automobile sont déjà mises en place dans votre entreprise ? Félicitations ! Mais êtes-vous sûrs qu’elles le sont de façon pérenne ?

Les entreprises qui maîtrisent leur TCO depuis plusieurs années savent que la réussite d’une optimisation s’inscrit dans la durée. Elle réside, certes, dans l’implication et l’adhésion de l’ensemble des parties prenantes tout au long de la vie de la flotte automobile ainsi que dans la définition et le suivi des indicateurs. Mais surtout, et de plus en plus, dans l’intégration des notions liées à l'usage des véhicules. Ce n’est en effet plus la voiture en tant que telle qui est au centre de l’attention mais bien la mobilité des collaborateurs qui devient l’enjeu majeur. Autopartage, système de pool en libre-service, crédit mobilité, car allowance… sont autant de nouvelles solutions pour les entreprises pionnières qui mettent les collaborateurs plutôt que les véhicules au centre de leurs préoccupations.  Les sujets liés à la mobilité sont naturellement appelés à être toujours en mouvement.

[1] Total cost of Ownership

[2] Prix de revient kilométrique

[3] Taxe sur les véhicules de société

[4] Taxe intérieure sur les produits pétroliers

Matthieu Blaise, est Manager chez Ayming (ex Cristal Décisions), notamment en charge de l’équipe de consultants flotte automobile et télécoms. Il a commencé sa carrière comme acheteur chez Arval puis en tant que consultant chez Cap Gemini pour le compte du groupe PSA avant de rejoindre Ayming en 2009 afin d’y développer le practice mobilité.

Charlotte Wallois, est Consultante Senior, spécialiste en flotte automobile depuis 6 ans ; elle a mené près de 50 missions mobilité pour des clients ayant des parcs automobiles de 50 à 5000 véhicules.