Operations performance

La bonne équation pour maîtriser ses coûts d'Achats IT

Incontournable, la Direction des Systèmes d’Informations crée de plus en plus de valeur pour des coûts de plus en plus élevés. Les maîtriser est un enjeu majeur pour les entreprises. Pour espérer dégager de 10 à 15% de gains sur la totalité de son budget Achats IT, il est utile de mettre en place une approche très structurée.

Cette si chère DSI

Pour beaucoup d’organisations, le système d’information est vital. La continuité de l’activité en dépend, les pertes engendrées par sa défaillance sont souvent considérables. S’équiper en solutions technologiques, s’attacher les services des meilleures compétences IT est donc essentiel. 

L’investissement dans de nouvelles technologies telles que la « digitalisation » de certaines activités ou le « big data », explique le caractère inflationniste des budgets Achats IT. Le ratio de ces derniers par rapport au chiffre d’affaires de l’entreprise varie en fonction des secteurs d’activité : 2% dans le secteur automobile, 5% dans les télécoms et jusqu’à 9% pour le secteur des services financiers.

L’enjeu est donc de s’assurer de la bonne adéquation entre le besoin IT lié à ses activités et le niveau de dépenses associées.

Des leviers principalement techniques

Les achats IT s’organisent en 5 grandes catégories d’achats aussi complexes que stratégiques : Prestations intellectuelles & Infogérance, Matériel (Hardware), Logiciels (Software), Stockage & Hébergement, Télécommunications & Réseau. Il s’agit donc en premier lieu pour la direction Achats de collaborer étroitement avec la Direction des Systèmes d’Informations et les services prescripteurs.

Les leviers commerciaux classiques n’ont que très peu d’effet sur cette typologie de familles d’achats. Face à des marchés fournisseurs oligopolistiques voire monopolistiques et de plus très captifs, les appels d’offres et négociations trouvent vite leurs limites. Pour les groupes internationaux néanmoins, la plupart des stratégies Achats peuvent se dessiner à l’échelle globale. Elles donnent ainsi un pouvoir de négociation supérieur face à des géants de l’informatique tels que les éditeurs de logiciels.

En revanche, les leviers techniques (comme l’optimisation des spécifications) et organisationnels (telle la mise en place d’un processus de consolidation des besoins) sont très efficaces. Ainsi, challenger les spécifications, définir l'ensemble des niveaux de services à fournir (Service Level Agreement), par un prestataire d’infogérance par exemple, peut rapidement permettre de dégager entre 15 et 20% d’économies tout en maintenant la qualité de service requise par l’entreprise.

Focus sur les prestations intellectuelles informatiques

De nombreux enjeux et risques sont à prendre en compte dans les achats de Prestations Intellectuelles Informatiques.

Opter pour un achat au forfait (obligation de résultats) ou en régie (obligation de moyen) dépend de la capacité de l’entreprise à exprimer son besoin. Si celle-ci est en mesure de concevoir un cahier des charges précis (définition des objectifs, planning, demande de résultats concrets et mesurables), la prestation forfaitisée s’avère pertinente.



Si l’on achète des prestations au forfait, souvent conséquentes en termes de volumétrie et pouvant comporter de la nearshorisation voire de l’offshorisation, le sourcing fournisseurs doit être mené avec la plus grande attention : Aura-t-il la capacité de délivrer le projet conformément au cahier des charges ? Sera-t-il en mesure d’assurer une continuité tout au long du projet ? A-t-on évalué sa solidité financière ?

Dans le cas d’achats en régie, il s’agit principalement de construire un référencement fournisseurs. Le but étant de limiter le nombre d’acteurs, d’homogénéiser les taux journaliers, de limiter les risques de prêt de main d’œuvre illicite (en définissant des règles de gestion, par exemple imposer une durée limite de prestation à 2 ans). Des leviers plus techniques, comme l’optimisation de la séniorité des consultants en fonction des besoins, permettent aussi de dégager des gains significatifs.

Enfin, une analyse du taux d’externalisation est toujours bienvenue. Nombreuses sont les DSI qui, à vouloir limiter les recrutements internes se retrouvent dans des situations à haut risque, avec des taux d’externalisation parfois supérieurs à 80%. L’enjeu est alors de ré-internaliser des compétences clefs, ce qui génère par la même occasion des gains conséquents (une ressource interne coûte entre 20 et 25% de moins qu’une ressource externe).

Grégory Richard, Senior Manager Achats et Supply Chain chez Ayming, compte plus de 11 ans d’expérience dans l’industrie et le conseil. Il a mené de nombreux projets de transformation et de conduite du changement de la fonction Achats, de la stratégie jusqu'à la mise en œuvre opérationnelle.