L’ambition de l’équipe Performance hospitalière d’Ayming est de permettre aux établissements de santé de bénéficier d’une juste valorisation de leur activité et la perception des recettes T2A associées.
Depuis la généralisation de la tarification à l’activité (T2A), la valorisation de l’activité est un enjeu stratégique fort pour tous les établissements de santé, qui doivent s’assurer que le niveau de recettes perçues est bien le juste reflet de leur activité réelle. Cette démarche s’inscrit dans un contexte budgétaire contraint et dans une dynamique nationale d’évolution des modes de financement.
Au cœur du modèle, la traçabilité et le codage de l’information médicale représente un processus complexe, pour sa transversalité, en termes de services et d’acteurs concernés (médecins, personnel paramédical, AMA, DIM…), mais également dans l’application de ses règles strictes et évolutives. Cela pose naturellement des problématiques de qualité et d’exhaustivité du codage.
Nos différentes offres :
1. Le recodage des séjours
L’expertise médicale au cœur de nos missions de recodage
L’objectif de nos missions de recodage des séjours est d’optimiser les recettes de l’activité au travers d’un accompagnement dans le codage de l’information médicale. Nos interventions sont toujours réalisées par des médecins, ce qui favorise les démarches participatives et mobilise également la communauté médicale.
Elles se déroulent sous la responsabilité du médecin DIM de l’établissement, selon les étapes suivantes :
- Collecte des données via une plateforme d’échange sécurisée
- Ciblage des séjours potentiellement en atypie
- Analyse des séjours par nos médecins et nos consultants
- Validation des propositions d’optimisation par les médecins DIM de l’établissement
Pour l’ensemble des dossiers médicaux ciblés, nos experts vérifieront la concordance entre les données que comporte le dossier patient et les informations codées, leur hiérarchisation ainsi que les possibilités de correction.
Un ancrage territorial fort
Nos équipes travaillent en collaboration avec de nombreux établissements dans toute la France métropolitaine et les DROM-COM. Plus de 200 partenariats ont été initiés dans les 5 dernières années sur des thématiques de recodage des séjours.
Une approche responsable
Nos propositions de recodage s’appuient de manière stricte sur les recommandations du Guide méthodologique et sont systématiquement soumises à la validation du médecin DIM.
Dans le cas d’un contrôle externe, nous nous engageons par ailleurs à assister votre établissement a posteriori dans le cadre d’une contestation ou d’un contentieux.
Une organisation agile
Selon les souhaits et les contraintes des acteurs concernés (DIM, DAF, DG), nous adaptons :
- La fréquence des interventions
- Le format des missions sur site où à distance, selon une procédure Lamda ou en recodage de l’année en cours.
2. Accompagnement dans l’amélioration du recueil et de la valorisation de l’information médicale
Les missions d’accompagnement dans l’amélioration du recueil et de la valorisation de l’information médicale sont menées conjointement par des médecins experts et nos consultants santé Ayming. Il s’agit d’une approche de conseil en organisation, centrée sur les processus, qui s’appuie sur des méthodes inspirées du Lean Management.
Notre démarche méthodologique se décompose en 3 phases :
Phase 1 – Diagnostic opérationnel
Au travers d’entretiens individuels et d’ateliers, nous réalisons une cartographie de l’ensemble des processus concernés qui permet de décrire et schématiser l’existant, mettre en avant les points forts et identifier les zones de risques.
Parallèlement, nous procédons à un audit de la qualité et de l’exhaustivité du codage au travers de la relecture d’un échantillon représentatif de séjours.
Les données collectées vont permettre d’une part d’étudier la qualité et la bonne tenue du dossier patient, et d’autre part d’évaluer la pertinence du codage qui en découle.
Phase 2 – Elaboration d’un plan d’action
Le diagnostic initial, partagé avec les principaux acteurs, va nous permettre de définir pour chaque zone de risques identifiée des axes d’amélioration. Nous construisons avec vous un plan d’action, décliné en fiches pratiques, dont l’application peut être immédiate.
Les conclusions de l’étude sont validées par les différents contributeurs et partagées avec l’ensemble des acteurs de la chaîne.
Phase 3 – Accompagnement à la mise en œuvre
Afin de vous accompagner dans l’application du plan d’actions, nous vous apportons notre appui en matière de gestion de projet (planning, indicateurs, reporting, avancées, risques…) et notre expérience sur des missions similaires dans d’autres établissements. Nous veillons à ce que nos préconisations soient alimentées par des retours d’expériences et partages de bonnes pratiques.
Les membres de notre équipe ont été formés aux méthodes et outils du Lean Management. Cela garantit à nos clients une démarche méthodologique efficace pour ces missions de conseil.
3. Externalisation des ressources DIM et TIM
3.1 Primo-codage
Nos équipes assurent le codage initial des séjours. Cette prestation peut prendre la forme d’une mission ponctuelle, sur site ou à distance, dans un contexte de rattrapage de retard dans le codage PMSI, ou d’une mission plus large afin de renforcer vos équipes dans la durée.
Nos missions sont menées par des consultants PMSI expérimentés, qui disposent d’une expertise poussée dans l’étude des dossiers patients et la connaissance des règles de codage.
Le codage est réalisé avec l’appui d’un médecin, qui définit en amont les consignes de codage à destination de notre équipe de consultants, et assure un contrôle sur les séjours codés pendant toute la durée de l’intervention.
3.2 Mise à disposition de médecin DIM
Selon les besoins de l’établissement, nous proposons des prestations de mise à disposition de médecin DIM.
En effet, cette prestation peut prendre la forme d’un nombre défini de jours sur site, selon la récurrence souhaitée. Elle est assurée exclusivement par des médecins, qui justifient d’une expérience de gestion de service DIM dans un établissement de santé. Ainsi, elle représente un gage de qualité et de flexibilité.
Les missions du médecin DIM relèveront principalement du contrôle et de l’analyse du codage, de la supervision et de la formation de l’équipe TIM, et de l’accompagnement des acteurs institutionnels.
Partenaires et distinctions
Ayming est référencé par le RESAH pour les « Prestations d’audit, d’optimisation et de contrôle qualité de l’information médicale » depuis 2017. Le groupement d’intérêt public Resah est à la fois une centrale d’achat et un centre de ressources et d’expertise, qui a pour objet d’appuyer la recherche de performance des acteurs du secteur de la santé grâce à la mutualisation et la professionnalisation des achats.
Les consultants Ayming ont suivi des formations certifiantes Green Belt en Lean Management afin de valider des compétences opérationnelles dans la mise en œuvre de projets d’Amélioration Continue.
Cubik Partners est un cabinet de conseil en Excellence Opérationnelle, situé à Paris.
