Vous estimez que les tâches administratives liées à la gestion des arrêts de travail sont chronophages et sources d’erreurs pour vos équipes RH ? Vous voulez sécuriser et harmoniser vos processus de gestion des absences ? Identifier et traiter les anomalies ou dérives ?
Grâce à notre solution innovante, s’appuyant sur notre application collaborateurs Ayming Collect, la saisie des arrêts est simplifiée, vos équipes RH gagnent du temps. Vous améliorez aussi l’expérience collaborateur.
La performance RH passe nécessairement par la réduction des tâches administratives sans valeur ajouté, l’allègement du quotidien des équipes paie / RH.
Nous vous proposons d’uniformiser et sécuriser vos processus de gestion de vos arrêts de travail en déployant une solution digitale dédiée.
Gérer les arrêts de travail autrement
Notre solution, centrée sur notre application collaborateurs Ayming collect, permet la digitalisation, le contrôle et l’automatisation de vos processus de saisie.
Digitaliser
- Transmission dématérialisée des arrêts de travail par vos collaborateurs,
- Réintégration des arrêts reçus par les autres canaux (courrier, email…),
- Mise à disposition d’un fichier de données sur les arrêts au format nécessaire à vos outils,
- Dépôt des scans des arrêts de vos salariés sur un serveur accessible à vos équipes.
Piloter et sécuriser
- Vérification de la lisibilité et de la validité de l’arrêt,
- Vérification des dates de début et de fin d’arrêt de travail notamment dans le cas d’une prolongation,
- Fiabilisation des éléments afin de limiter les rejets de la Sécurité Sociale.
Informer et prévoir
- Alertes automatiques envoyées aux managers et/ou aux RH pour les arrêts reçus (dates de fin),
- Reconstitution de la longueur globale de l’arrêt afin d’anticiper et d’organiser :
- des visites médicales de reprise,
- d’éventuels contrôles,
- d’autres actions spécifiques liées à la durée d’absence.
Ayming Collect, c’est deux applications et un backoffice de contrôle
L’application Ayming Collect est utilisée par les salariés ou les agents pour déposer leurs arrêts de travail sous forme numérique. Disponible sur PC, Apple store et Play Store, elle permet :
- à chaque collaborateur, la création d’un compte personnel (utilisable sur un téléphone et un email professionnels ou personnels),
- la déclaration intuitive et rapide d’un arrêt de travail,
- une transmission simplifiée au maximum : une photo du volet 3 et un court formulaire à remplir,
- une réception et une vérification des arrêts, directement par les équipes dédiées d’Ayming,
- aux équipes d’Ayming d’échanger directement avec vos collaborateurs pour la correction des éventuelles erreurs.
L’application Ayming Collect permet de communiquer très rapidement avec le salarié ou l’agent en cas d’anomalie sur l’arrêt de travail ou le justificatif transmis. Votre expérience collaborateur gagne aussi en fluidité.
Notre solution peut directement intégrer les arrêts de travail saisis et vérifiés dans votre système de paie.
Mieux piloter les absences avec Ayming Alert,
Adossée à Ayming Collect, notre solution de notifications automatisées sur-mesure permet à vos managers, vos équipe RH ou toute autre partie-prenante de rester informés en temps réel des absences. Et, d’anticiper les arrêts qui durent…
Il s’agit d’aller plus loin en matière de personnalisation des alertes en initiant des workflows sur-mesure en fonction du motif de l’arrêt, de la longue de l’arrêt, de certains seuils…
Un module de contrôle, pour lutter contre les dérives
Grâce à ce module, l’authenticité des arrêts de travail est contrôlée dans la chaîne de traitement. Vous identifiez les arrêts potentiellement abusifs et limitez les arrêts frauduleux.
Vous réduisez ainsi les dérives et leurs coûts associés.
Ce module s’appuie sur plusieurs méthodes (statistiques de fréquences, sélection d’anomalies, étude de l’arrêt, détection de faux…), pour optimiser la détection des anomalies. Il bénéficie de tous les pré-traitements d’Ayming Collect pour organiser les arrêts et les données.
Une simplification de l’ensemble de la chaîne de traitement des arrêts de travail :
Au-delà des arrêts de travail, Ayming Collect peut intégrer d’autres documents à collecter dans le cadre de la fonction paie (CESU, dispenses de mutuelle…)
Vos bénéfices sur la gestion de vos arrêts de travail :
Processus simplifiés
- Des flux de gestion centralisés et fiabilisés, sans prérequis technique
- Une saisie simplifiée avec la possibilité d’un import direct dans vos outils SIRH
- Une réactivité dans le traitement des arrêts, notamment si vous ne pratiquez pas la subrogation
- Une communication facilitée avec vos collaborateurs
- Une réduction des fraudes ou abus
- La possibilité d’étendre cette solution à d’autres documents
- L’amélioration de l’expérience collaborateur
Gain de temps pour vos équipes RH
- Des équipes paie dispensées de la réception, saisie et vérification des arrêts
- Une charge de travail liée à cette gestion réduite : jusqu’à 90%
- Des pics de charge administrative qui disparaissent et se lissent dans l’année
- Un suivi des arrêts et des prolongations en temps réel
