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DSN de substitution : quels changements pour les RH dès mai 2026 ?

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Depuis 2017, la Déclaration Sociale Nominative (DSN) a simplifié les obligations sociales des entreprises, mais les erreurs persistantes restent un défi pour les équipes RH. En mai 2026, la « DSN de substitution » permettra de corriger automatiquement certaines erreurs critiques, notamment celles liées aux droits à retraite. Explorons ensemble, à travers cet article, les implications de cette réforme et les nouveaux défis pour les entreprises.

Depuis sa mise en place en 2017, la Déclaration Sociale Nominative (DSN) s’est imposée comme un outil central dans la gestion des obligations sociales des entreprises. Simplifiant et automatisant la transmission des informations aux organismes sociaux, elle a remplacé un ensemble de déclarations sociales préexistantes. Toutefois, malgré ces avancées, la gestion des erreurs reste un défi pour de nombreuses entreprises.

À partir de mai 2026, un nouveau dispositif piloté par l’URSSAF verra le jour : la DSN de substitution.

Ce dispositif vise à fiabiliser encore davantage les déclarations sociales, tout en renforçant les responsabilités des équipes RH.

Cet article détaille les changements apportés par la DSN de substitution, en expliquant comment les erreurs DSN sont traitées aujourd’hui, ce qui est prévu à partir de mai 2026, et comment les RH devront s’adapter à ce nouveau cadre. Enfin, nous analyserons les enjeux liés à la fiabilisation des processus de paie et de déclaration.

Gestion actuelle des erreurs DSN : Comment ça fonctionne aujourd’hui ?

1. Les erreurs bloquantes

Dans le cadre de la DSN actuelle, les erreurs bloquantes sont celles qui empêchent totalement la transmission des informations à l’organisme destinataire.

Ces erreurs, souvent liées à des données essentielles manquantes ou incorrectes, doivent être corrigées immédiatement avant que la DSN ne puisse être soumise avec succès.

Par exemple, un code SIRET erroné ou une incohérence dans l’identification d’un salarié peuvent entraîner le rejet complet de la déclaration.

Les équipes RH doivent alors procéder à une analyse détaillée de la DSN pour identifier et corriger les erreurs, un processus parfois fastidieux selon la complexité des fichiers et la capacité des outils SIRH à isoler ces anomalies. Le fait que ces erreurs soient bloquantes impose une correction rapide, sous peine de sanctions financières pour retard de déclaration.

2. Les erreurs non-bloquantes

Contrairement aux erreurs bloquantes, les erreurs non-bloquantes permettent la transmission de la DSN, mais engendrent un retour à corriger dans un délai imparti.

Ces erreurs concernent souvent des éléments secondaires, comme des incohérences dans les formats ou des oublis d’informations accessoires, qui n’empêchent pas l’enregistrement des principales données sociales (salaires, cotisations).

Aujourd’hui, les entreprises reçoivent des notifications de ces erreurs non-bloquantes, souvent via leur logiciel SIRH ou directement par les organismes sociaux.

Ces erreurs doivent être corrigées dans un délai précis, sans quoi des pénalités peuvent également être appliquées.

Cependant, les erreurs non-bloquantes, bien qu’elles semblent moins urgentes, peuvent rapidement s’accumuler et devenir chronophages pour les équipes RH si elles ne sont pas traitées régulièrement.

3. Les outils actuels pour la correction de ces deux types d’erreurs

La gestion des erreurs, qu’elles soient bloquantes ou non-bloquantes, repose sur une combinaison d’outils logiciels et de processus manuels.

De nombreux systèmes d’information RH (SIRH) sont équipés de modules de contrôle qualité des données, permettant d’identifier les erreurs en amont, avant même la soumission de la DSN.

Néanmoins, ces systèmes ne sont pas infaillibles, et les erreurs peuvent subsister malgré les contrôles. Les équipes RH doivent alors se tourner vers des outils externes ou des interfaces de gestion de la DSN pour traiter les erreurs après coup, en fonction des retours des organismes sociaux.

Cette gestion continue des erreurs peut représenter une charge de travail importante pour les équipes RH, qui doivent non seulement corriger les erreurs mais aussi s’assurer qu’elles ne se reproduisent pas à chaque déclaration mensuelle.

La DSN de substitution dès mai 2026, qu’est-ce qui change ?

Un nouveau dispositif de gestion des erreurs

À partir de mai 2026, l’URSSAF (ou la MSA pour le secteur agricole) introduira la DSN de substitution. Un mécanisme qui permettra de corriger automatiquement certaines erreurs déclaratives, sans intervention directe des équipes RH.

Ce dispositif vise principalement à corriger les erreurs impactant les droits à retraite de base et complémentaire des salariés. Les caisses de recouvrement des cotisations vieillesse et retraite s’appuieront sur les données issues de la DSN de substitution pour calculer les droits des salariés et ne tiendront ainsi pas compte des DSN initialement transmises par les employeurs. Ces derniers seront informés des corrections via un compte rendu métier (CRM) d’information.

Les premiers CRM de rappel seront émis en mars 2025, au titre de l’année 2024. A ce stade, l’absence de correction des anomalies restituées au moyen des CRM de rappel ne donnera pas lieu à l’émission d’une DSN de substitution, laquelle n’interviendra qu’à partir de 2026.

L’objectif est double :

  • fiabiliser davantage les dĂ©clarations,
  • reflĂ©ter l’exactitude des droits Ă  retraite des salariĂ©s.

Pour les erreurs n’affectant pas les droits des salariés, le processus restera cependant inchangé.

Pourquoi cette réforme ?

La DSN de substitution s’inscrit dans une démarche plus large de simplification des relations entre les entreprises et les organismes sociaux.

Depuis la création de la DSN, l’administration cherche à automatiser au maximum les procédures de déclaration, dans le but de réduire les erreurs et de limiter les retards ou les pénalités. En permettant aux organismes sociaux d’effectuer directement certaines corrections, l’URSSAF espère ainsi fluidifier les échanges de données et diminuer la charge de travail liée aux déclarations sociales.

Cette réforme s’appuie également sur les retours d’expérience des entreprises, qui ont souvent exprimé des difficultés à gérer les volumes d’erreurs générés chaque mois. La DSN de substitution permettra donc de corriger certaines erreurs automatiquement, réduisant ainsi le temps consacré par les équipes RH à la gestion des déclarations.

Quel impact pour les RH Ă  partir de mai 2026 ?

Exemples chiffrés de l’impact sur les erreurs DSN

Les statistiques actuelles montrent qu’environ 10% des DSN contiennent des erreurs, dont la majorité sont des erreurs non-bloquantes.

Avec la mise en place du dispositif de substitution, une part de ces erreurs affectant directement les salariés sera corrigée automatiquement, ce qui devrait réduire la charge de travail des RH.

Cependant, il est difficile de quantifier précisément l’impact de la réforme, car celui-ci dépendra en grande partie du taux d’erreurs dans chaque entreprise et de la qualité des données initialement saisies.

Une charge de travail supplémentaire pour les RH ?

Bien que la DSN de substitution permette d’automatiser certaines corrections, les RH devront toujours être vigilants quant à la qualité des données envoyées.

La réforme introduit de nouvelles responsabilités, notamment en termes de contrôle qualité des données en amont. Il est probable que les équipes RH devront consacrer plus de temps à la vérification des informations avant la transmission des DSN, afin de limiter les erreurs critiques qui nécessitent une correction manuelle.

De plus, il faudra suivre de près les retours d’informations des organismes sociaux pour s’assurer que les substitutions automatiques ne posent pas de problèmes plus graves, par exemple en modifiant des données critiques sans validation humaine.

Points de vigilance pour les RH

Les RH devront prêter une attention particulière à plusieurs aspects :

  • La cohĂ©rence des donnĂ©es : plus les donnĂ©es saisies en amont sont prĂ©cises, moins il y a de risque d’erreurs nĂ©cessitant une correction.
  • Le suivi des corrections automatiques : bien que certaines erreurs seront corrigĂ©es automatiquement, il faudra vĂ©rifier que ces corrections sont correctes et qu’elles ne crĂ©ent pas de nouvelles incohĂ©rences.
  • La gestion des exceptions : toutes les erreurs ne pourront pas ĂŞtre corrigĂ©es automatiquement. Les RH devront rester attentifs aux erreurs plus complexes qui nĂ©cessitent une intervention humaine.

Enjeux de la fiabilisation de la paie et de la DSN

L’importance de fiabiliser ses processus de paie

La fiabilisation des données de paie devient un enjeu stratégique avec l’arrivée de la DSN de substitution.

Les entreprises devront renforcer leurs processus de contrôle interne pour limiter les erreurs dès la saisie des données.

Cela passe notamment par une meilleure intégration des outils de paie et des SIRH, afin de détecter et corriger les incohérences en amont, plutôt que de les traiter a posteriori.

Adapter son SIRH et former ses Ă©quipes

Les entreprises devront s’assurer que leurs outils SIRH sont bien à jour pour prendre en charge les évolutions légales liées à la DSN de substitution.

Des mises à jour des logiciels de paie seront probablement nécessaires pour intégrer les nouveaux mécanismes de gestion des erreurs.

Par ailleurs, les équipes RH devront être formées à ces nouvelles pratiques, afin de maximiser l’efficacité du processus déclaratif et de minimiser les erreurs.


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