La subrogation des IJSS vue par Karine Renaud, Responsable du service RH, chez Parlons RH

“La subrogation des IJSS, choix stratégique pour optimiser la gestion des arrêts de travail et améliorer l’expérience salarié” Karine Renaud, Responsable du service RH chez Parlons RH

Dans le contexte actuel d’inflation, le dispositif des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale est destiné à offrir un filet de sécurité financier aux salariés contraints de s’absenter du travail pour raison de santé. Comment se calculent les IJSS ? Qu’est-ce que la subrogation ? Comment est-elle appliquée dans les entreprises ? Pourquoi une organisation devrait-elle opter pour la subrogation et quelles contraintes cela représente-t-il ? Quel impact ces dispositifs ont-ils sur le bien-être des salariés ? Entretien avec Karine Renaud, Responsable du service RH chez Parlons RH, l’agence conseil experte en marketing RH, éditorial et Social Media.

Pouvez-vous nous expliquer ce que sont les IJSS et comment celles-ci sont calculées ? 

Les Indemnités Journalières de Sécurité Sociale sont essentielles dans le cadre d’un arrêt de travail. Versées après un délai de carence de trois jours, elles offrent un soutien financier aux salariés en situation d’incapacité temporaire. Il faut toutefois distinguer les IJSS et le maintien de salaire par l’employeur. Le maintien de salaire intervient généralement après sept jours d’absence, pour compenser le salaire qui n’est pas totalement couvert par les IJSS.

Le calcul des IJSS se base sur les rémunérations brutes des trois derniers mois, appliquant une formule spécifique qui tient compte des plafonds de la Sécurité Sociale. En 2024, le plafond des IJSS est fixé à 52,28 € par jour, limitant de facto le montant maximal des indemnités.

Par exemple, le taux journalier d’un salarié qui touche 2500€ bruts par mois s’élève à 119€ bruts. Dans ce cas précis, les IJSS ne pourront couvrir que 43,9% de la rémunération journalière du salarié. Cette restriction rend souvent nécessaire un complément de salaire versé par l’employeur pour lui assurer un niveau de revenu proche du salaire habituel durant le mois de l’arrêt maladie.

Pour bénéficier des IJSS, le salarié doit transmettre son arrêt de travail à son employeur et à la Sécurité Sociale dans un délai de 48 heures. L’employeur joue un rôle central dans ce processus : il doit, en effet, fournir une attestation de salaire via la Déclaration Sociale Nominative (DSN) pour permettre le calcul des indemnités par la CPAM.

Pour garantir une prise en charge adéquate des périodes d’arrêt de travail, ce dispositif complexe nécessite une coordination efficace entre le salarié, l’employeur et les organismes de Sécurité Sociale. C’est pourquoi il est important de faire les démarches administratives et de transmettre rapidement les informations nécessaires.

Il est à noter que certaines entreprises, via des conventions collectives, des accords de branches ou des accords d’entreprise, prennent en charge les jours de carence, améliorant ainsi la couverture de leurs salariés.

Pouvez-vous expliquer ce qu’est la subrogation et comment elle est mise en œuvre dans le contexte des IJSS au sein de l’entreprise ?

La subrogation est un mécanisme permettant à l’employeur de jouer un rôle central dans le versement des IJSS lors d’un arrêt de travail de ses salariés. Ce dispositif facilite le maintien de la rémunération habituelle du salarié en arrêt : l’employeur avance les indemnités journalières. Celles-ci sont ensuite remboursées par la Sécurité Sociale. Ainsi, le salarié ne subit aucune perte de revenu pendant le mois de son absence, et l’employeur est remboursé directement par les organismes sociaux, devenant de fait le créancier de ces derniers.

Pour mettre en œuvre la subrogation, plusieurs étapes sont nécessaires.

Tout d’abord, l’employeur doit signaler explicitement sa volonté de recourir à ce dispositif via la Déclaration Sociale Nominative (DSN) et l’attestation de salaire.

Ensuite, la subrogation doit être prévue dans la convention collective dont dépend le salarié ou, à défaut, dans son contrat de travail. Attention,  la subrogation n’est possible qu’en cas de maintien de salaire (partiel ou total) de la part de l’employeur. Enfin, en cas de subrogation, les IJSS doivent obligatoirement être déclarées sur le bulletin de paie du salarié.

Pour qu’un salarié puisse bénéficier de la subrogation il doit : 

• fournir obligatoirement son arrêt de travail à son employeur et à la Sécurité Sociale ; 
• avoir un an d’ancienneté minimum (hors dispositions plus favorables inscrit dans sa convention collective ou dans un accord d’entreprise) ;
• être affilié à la Sécurité Sociale.

Il est important de noter que la mise en place de la subrogation n’est pas une obligation légale, sauf indication contraire dans la convention collective applicable à l’entreprise. Ainsi, les employeurs ont la liberté de choisir d’activer ou non ce dispositif.

Pourquoi une entreprise devrait-elle subroger ? 

La subrogation est un choix stratégique pour les entreprises soucieuses d’optimiser la gestion des arrêts de travail, d’améliorer l’expérience salarié et de minimiser les potentiels conflits liés aux indemnités journalières.

La subrogation rend le processus d’indemnisation moins contraignant pour le salarié. Il n’a plus à se préoccuper des démarches administratives afin de percevoir ses indemnités journalières de Sécurité Sociale. Cette simplification limite la charge mentale du salarié et contribue ainsi à une meilleure expérience de ce dernier en entreprise.

En prenant en charge directement le versement des IJSS, l’entreprise évite les situations où le salarié pourrait se retrouver en difficulté financière du fait d’une rémunération mensuelle incomplète. Cela diminue les risques de situations conflictuelles et la pression sur les services RH (notamment ceux en charge de la paie), contribuant à un climat de travail plus serein.

La subrogation permet de simplifier les flux financiers et les différentes écritures comptables, en centralisant les données liées aux arrêts de travail. Ce processus, qui dépasse le cadre strict de la paie, assure une meilleure cohérence dans le suivi des IJSS et leur remboursement par la Sécurité Sociale.

La subrogation offre également plus de flexibilité dans la gestion des déclarations sociales nominatives. L’entreprise n’est plus contrainte par les délais serrés d’une déclaration quasi immédiate pour les arrêts de travail. Elle peut se laisser plus de marge et intégrer ces informations dans la DSN mensuelle.

Enfin, lorsqu’elle est bien communiquée en externe, la mise en place de la subrogation par accord d’entreprise peut devenir un réel atout pour l’attractivité de l’entreprise. L’employeur apparaît ainsi comme soucieux du bien-être de ses salariés.

Quelles sont les contraintes liées à la subrogation, pour les entreprises ?

La mise en place de la subrogation par les entreprises implique en effet plusieurs contraintes, notamment en termes de gestion financière, administrative et légale.

L’un des principaux défis réside dans la gestion des flux financiers.

Les entreprises doivent effectuer des écritures comptables spécifiques pour enregistrer la créance envers les organismes sociaux et suivre ces montants, parfois pendant plusieurs mois, jusqu’au remboursement. Les IJSS non recouvrées rapidement ont toutes les chances d’être perdues.

On peut considérer généralement que les sommes non recouvrées au-delà de 6 mois, ne le seront probablement jamais !

D’autre part, la subrogation exige une avance de trésorerie par l’entreprise, ce qui peut représenter un défi financier pour les petites structures ou les entreprises dont la trésorerie est limitée.

Enfin, les entreprises doivent rester attentives aux évolutions législatives et conventionnelles pouvant affecter les modalités de la subrogation.

Des changements peuvent nécessiter des ajustements dans les procédures de gestion des IJSS et du maintien de salaire. Cette veille est importante parce que les erreurs, sur le bulletin de salaire, liées aux IJSS peuvent entraîner des conséquences juridiques sévères pour l’entreprise.

Pour atténuer ces contraintes, l’externalisation de la gestion des IJSS et de la subrogation peut être une solution efficace. En particulier pour les petites et moyennes entreprises. L’externalisation permet de déléguer la complexité des tâches administratives et comptables à des spécialistes, réduisant ainsi les risques d’erreur. 

Quel est l’impact de la subrogation sur l’attraction et la fidélisation des talents ?

La subrogation agit directement sur le bien-être des salariés et sur la performance globale de l’entreprise. Cela est d’autant plus vrai dans un contexte économique marqué par l’inflation.

L’incertitude financière générée par une réduction potentielle de la rémunération due à un arrêt maladie peut entraîner une détérioration significative du bien-être des collaborateurs. Elle affecte non seulement la capacité des salariés à subvenir à leurs besoins fondamentaux mais peut aussi les pousser à négliger leur santé, par peur des conséquences financières.

En outre, la présence d’un climat de travail sécurisant, où les salariés se sentent valorisés et pris en charge, favorise immanquablement l’innovation, la coopération et la fidélisation des collaborateurs envers leur entreprise.

Le bien-être au travail est devenu un élément central de la stratégie des ressources humaines. Les entreprises qui mettent en place des mesures concrètes, comme la subrogation, améliorent la satisfaction et l’engagement de leur personnel. Ces actions ont aussi un impact significatif sur la marque employeur, pour se démarquer de la concurrence et ainsi attirer de nouveaux talents.

Cet interview a été réalisée en partenariat avec Parlons RH .

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