8,8 millions. C’est le nombre d’arrêts maladie en France, en 2022. Alors que les indemnités journalières sont généralement versées au salarié directement par les CPAM, les entreprises ont aussi la possibilité de les recevoir elles-mêmes pour le compte du salarié. C’est ce qu’on appelle la subrogation. Dans cet article, nos consultants et chargés de mission IJ vous partagent 7 bonnes pratiques essentielles pour vous aider à réussir dans ce challenge quotidien.
Cet avantage social indéniable pour le salarié, est un processus essentiel pour les entreprises cherchant à optimiser leurs coûts sociaux. Elle consiste pour les employeurs à avancer les IJSS en cas de maladie ou d’accident et à se faire rembourser directement par les CPAM et MSA. Malheureusement le remboursement des IJSS n’est pas automatique et chronophage. L’entreprise peut choisir de gérer elle-même cette charge ou bien la confier à une entreprise spécialisée.
16 milliards d’euros. Cet autre chiffre représente le montant total d’IJSS versées par l’Etat en 2022, en croissance de 13% par rapport à 2021. En conséquence pour gérer le sujet en pleine efficience, il est crucial de suivre certaines astuces clés.
1. Le remboursement de la part des CPAM, ce n’est pas automatique.
Le remboursement de la part des CPAM, ce n’est pas automatique, il convient alors de suivre minutieusement les remboursements. On constate jusqu’à 30% des IJSS qui ne sont pas remboursées à cause d’une erreur ou d’un manquement dans le processus DSN. Alors quelles sont les causes les plus fréquentes de non-remboursement ?
- Arrêt de travail non reçu par la caisse (34%)
- Attestation de salaire à modifier (14%)
- Ecart sur les dates de subrogation (10%)
- Attestation de salaire / DSN non transmise (8%)
- Dossier complet, mais non traité par la Caisse (8%)
- Bulletin d’hospitalisation non reçu par la caisse (7%)
- Acte de naissance non reçu par la Caisse (5%)
- Ecart de taux d’indemnisation (4%)
- Arrêt de travail déjà indemnisé directement au salarié (4%)
- Ecart sur date dates d’arrêt de travail et écart sur carence sécurité sociale (4%)
- Dossier non indemnisable (salarié non affilié à la Caisse) (1%)
Avant d’opter pour la subrogation, il est indispensable de comprendre les conditions d’éligibilité.
Chaque cas de maladie ou d’accident ne peut pas être subrogé. Certaines conditions doivent être remplies, telles que la nécessité d’une autorisation préalable de la sécurité sociale. Assurez-vous de bien comprendre ces critères pour éviter des erreurs coûteuses.
Il est aussi financièrement utile de pratiquer le précompte en paie des IJSS au lieu de les saisir qu’une fois qu’elles vous ont été remboursées par les CPAM. En effet, cela représente une économie substantielle de charges sociales pour l’employeur.
2. Pour une subrogation efficace : évaluez et optimisez en continu
La subrogation n’est pas une tâche ponctuelle. Elle nécessite une évaluation et une optimisation continues.
Pour mettre en place une organisation efficace, vous pouvez suivre ces 4 principes :
- Traitement au fil de l’eau : assiduité, organisation de production et action au plus tôt sur les anomalies
- Capacité à gérer les anomalies : sompréhension technique des problèmes, autonomie pour proposer une solution, réactivité, qualité du diagnostic
- Adaptation à la situation : savoir se mettre à la place du salarié, dans son environnement (niveau de compréhension des règles, rigueur et pédagogie). Efficacité des moyens par rapport à l’objectif selon les montants en jeu et selon les causes de blocage.
- Intégration avec les différents services : paie, gestionnaire RH. Respect des calendriers de paie.
Et pour faciliter cette organisation, n’hésitez pas à pratiquer le précompte des IJ.
Surveillez les tendances, analysez les données et recherchez des moyens d’améliorer le processus. Cela vous permettra de rester compétitif et de maximiser vos économies au fil du temps.
3. Mettez en place une veille dédiée (et active) de vos IJ en subrogation
Rapprochez régulièrement les indemnités journalières paie et les indemnités journalières CPAM ou MSA afin de mettre en évidence les retards de paiement et les montants associés.
Contactez la CPAM compétente (celle du lieu de domicile du salarié) ou la MSA (celle de l’établissement d’affectation) afin de déterminer le point de blocage, pour chaque arrêt concerné.
Menez les actions en paie ou auprès du collaborateur qui vont permettre de débloquer le versement.
Le conseil de l’expert : pour approcher d’un taux de recouvrement optimum de 98% et plus, des reprises en paie doivent être effectuées pour les salariés négligents après 1 à 3 relances préalables. Idem lors du départ d’un collaborateur, pour l’établissement du solde de tout compte, pensez à regarder son solde d’IJ et à le déduire le cas échéant.
Vous souhaitez aller plus loin dans la gestion de vos IJSS subrogés ?
Nous vous donnons toutes les clés pour réussir ce challenge dans notre webinaire dédié.
4. Digitalisez vos processus de subrogation des IJ
La digitalisation des processus est devenue un élément essentiel de la gestion de la subrogation. Les systèmes informatiques peuvent vous aider à automatiser de nombreuses tâches de rapprochement, réduisant ainsi les erreurs humaines et améliorant l’efficacité globale. Des logiciels de réconciliation des IJ sont disponibles pour simplifier ce processus et optimiser vos ETP (et leur engagement).
Le conseil de l’expert : pratiquez la DSN car elle consiste en une transmission automatisée vers les CPAM alors que l’envoi d’une attestation de salaire nécessitera un traitement manuel dans les caisses et rallongera le délai de traitement.
5. Résolvez rapidement les litiges
La subrogation des indemnités journalières de sécurité sociale implique une interaction complexe entre l’employeur, l’employé et les organismes de sécurité sociale. Dans ce processus, il est inévitable que des litiges surviennent, que ce soit en raison, de retards de paiement ou d’autres problèmes administratifs.
Pourquoi résoudre rapidement les litiges en cas de subrogation ?
- Préservation des relations employeur-employé : Les litiges non résolus peuvent créer des tensions entre l’employeur et les employés. Une résolution rapide et efficace des litiges démontre l’engagement de l’employeur envers le bien-être de ses employés.
- Maintien de la productivité : Les litiges en suspens peuvent perturber les collaborateurs concernés et donc nuire à sa performance au travail. Cela peut entraîner une baisse de la productivité et affecter la performance globale de l’entreprise.
- Économies financières : Mais surtout, les litiges prolongés peuvent engendrer des coûts supplémentaires, notamment des frais juridiques et des pénalités.
Comment résoudre efficacement les litiges survenus avec la subrogation ?
- Identification précoce des litiges : Soyez vigilant dans la détection précoce des litiges potentiels. Encouragez les employés à signaler rapidement tout problème lié à la subrogation.
- Mécanismes de communication ouverts : Établissez des canaux de communication ouverts pour que les employés puissent exprimer leurs préoccupations.
- Documentation appropriée : Gardez des dossiers précis de tous les échanges et décisions liés aux litiges.
Le conseil de l’expert : en cas d’attestation de salaire rectificative, le délai de prescription pourra être prolongé de 24 mois. - Formation du personnel : Assurez-vous que votre personnel est formé pour gérer les litiges de manière professionnelle et efficace. Ils doivent comprendre les politiques et les procédures en place pour résoudre les litiges.
6. Gardez un oeil sur les changements législatifs
Les lois et réglementations liées à la subrogation peuvent évoluer d’une année sur l’autre. Il est essentiel de rester informé de ces changements pour vous assurer que votre entreprise reste en conformité.
Travaillez en étroite collaboration avec des experts juridiques pour anticiper et gérer les évolutions légales.
7. Suivez les Indicateurs de Performance Clés (KPI) de votre subrogation
Pour mesurer le succès de votre stratégie de subrogation, définissez des KPI spécifiques.
Cela peut inclure le taux de recouvrement d’IJ, le temps moyen de traitement des demandes, ou le montant total des économies réalisées. Utilisez ces indicateurs pour évaluer la performance de votre programme de subrogation.
La subrogation des indemnités journalières de sécurité sociale est un outil puissant pour les entreprises cherchant à renforcer les avantages collaborateurs et leur marque employeur. Aujourd’hui près de 60% des entreprises la pratiquent.
En suivant ces 7 bonnes pratiques, vous pouvez améliorer la gestion de ce processus complexe et bénéficier d’économies significatives. N’oubliez pas de rester à jour sur les changements législatifs et d’investir dans des solutions digitale pour simplifier la subrogation.
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