Comment gérer les aides à l’embauche en 2025 ?

La gestion des aides à l’embauche est une activité très chronophage et source de nombreux irritants ! RH : comment s’y retrouver et avoir une vision du plein potentiel des aides financières destinées aux employeurs ? Notre experte décrypte pour vous les relations avec les organismes financeurs, les différentes candidatures concernées, et les principales aides à l’embauche existantes.

Quelles sont les relations avec les organismes financeurs ?

Pour bénéficier des aides, il faut s’armer de patience tout en étant respectueux des délais et du suivi de nombreuses démarches auprès de différents organismes financeurs :

• les Opco
• l’Agence de Services et de Paiements (ASP)
• France Travail
• l’Agefiph

Quelles candidatures font l’objet d’aides à l’embauche de l’Etat ?

Il existe trois grands types de candidatures susceptibles de permettre l’octroi d’aides de l’Etat.

Il s’agit des collaborateurs particulièrement touchés par des difficultés sociales :

• Les jeunes apprentis
• Les apprentis en situation de handicap
• Les demandeurs d’emploi en contrat de professionnalisation de plus de 26 ans et de plus de 45 ans.

Quelles sont les aides à l’embauche en 2025 à la suite de l’entrée en vigueur du Décret du 22 février 2025 ?

L’aide unique et l’aide exceptionnelle à l’apprentissage :

L’aide unique 

Elle donne droit à 6 000 euros pour les contrats conclus entre le 1^er janvier 2023 et le 23 février 2025 et à 5 000 euros pour les contrats conclus entre le 24 février 2025 et le 31 décembre 2025. Sous réserve de respecter des conditions d’âge et de diplôme, elle est versée sans condition de respecter un quota d’alternants. Elle concerne les entreprises de moins de 250 salariés.

L’aide exceptionnelle 

Son montant varie de 2 000 à 5 000 euros depuis le 24 février 2025 selon plusieurs paramètres :

• l’effectif de l’entreprise,
• le niveau de diplôme,
• la date de conclusion du contrat,
• le respect du quota (entreprise de plus de 250 salariés).

En effet, dans le cas d’une entreprise de plus de 250 salariés, l’employeur doit s’engager à recruter un certain nombre d’alternants (apprentis et contrats de professionnalisation) sur une période de référence pour pouvoir obtenir l’aide. Aussi, ce quota est fixé à 5% de l’effectif de l’entreprise. Il est également possible de bénéficier des aides à condition de respecter un quota de 3% d’alternants et de connaître une augmentation de 10% minimum l’année suivante.

Puis il doit attester sur l’honneur, à l’issue de la période de référence, avoir atteint le quota sous peine de devoir rembourser les aides obtenues mensuellement de l’ASP.

Le montant des aides pour les contrats conclus jusqu’au 31 décembre 2025 :

A noter :

• L’aide est de 6 000 euros pour les apprentis en situation de handicap.
• Pour les contrats conclus pendant la période du 1^er janvier 2025 au 23 février 2025, l’aide unique est toujours de 6 000 euros pour 12 mois.

Attention ! le décret du 22 février 2025 limite le bénéfice des deux aides à un seul contrat entre le même employeur et le même apprenti pour la même certification professionnelle.

Enfin, pour bénéficier des deux aides, l’employeur doit respecter un délai maximum de transmission des contrats à l’opérateur de compétence (OPCO).

Délai maximum de transmission à l’OPCO pour bénéficier des aides :

Pour les contrats conclus à partir du 24 février 2025, le bénéfice des deux aides (unique ou exceptionnelle) est subordonné :

• à la transmission du contrat par l’employeur à l’OPCO au plus tard 6 mois après sa conclusion ;
• et au dépôt du contrat par l’OPCO auprès du ministre chargé de la formation professionnelle.

Le bénéfice de l’ancienne aide unique de 6 000 € au titre des contrats d’apprentissage conclus du 1^er janvier au 23 février 2025 est subordonné à la transmission du contrat d’apprentissage par l’employeur à l’OPCO dans les 6 mois de leur conclusion.

Le bénéfice de :

• l’ancienne aide exceptionnelle de 6 000 € au titre des contrats d’apprentissage conclus en 2023 et 2024 et
• de l’aide des contrats de professionnalisation conclus du 1er janvier 2023 au 30 avril 2024

sera définitivement perdu pour les contrats non transmis par l’employeur à l’OPCO avant le 30 juin 2025.

Le recours à l’alternance apporte d’autres avantages à l’employeur comme :

1. La diminution voire la suppression de la Contribution Supplémentaire à l’Apprentissage à laquelle les entreprises de plus de 250 salariés sont assujetties.
2. L’exonération de charges au titre de la Réduction Générale de Cotisations.
3. La prise en charge des coûts pédagogiques et autres frais par les OPCO.

L’aide aux emplois francs :

Les candidats recrutés avant le 31 décembre 2024 inscrits à France Travail et résidant dans un QPV (quartier prioritaire de la Ville) ont offert à l’employeur la possibilité d’obtenir une aide de :

• 5 000 euros par an pendant 3 ans s’il est embauché en CDI (aide proratisée en fonction de son temps de travail)
• 2 500 euros par an pendant 2 ans s’il est embauché en CDD de plus de 6 mois (proratisé en fonction de son temps de travail également).

Cependant, ces aides semestrielles nécessitent un suivi minutieux tous les six mois. L’employeur doit adresser une déclaration d’actualisation de ses salariés, attestant de leur présence dans les effectifs. Le premier versement est conditionné par la présence du salarié pendant 6 mois. Aussi, les versements suivants sont versés au prorata du temps de présence. A défaut de production de ces déclarations d’actualisation semestrielles (DAS) dans les deux mois, l’échéance est perdue. Si le délai de quatre mois est dépassé, c’est l’intégralité de l’aide qui est perdue.

En bref : jusqu’à 15 000 euros peuvent être perdus à cause d’un délai non respecté.

Ce dispositif n’a pas été reconduit en 2025 : il s’est éteint au 31 décembre 2024. Aucune demande n’est recevable depuis le 1^er janvier 2025. Toutefois les dossiers en cours continuent d’être financés pendant deux à trois ans selon le type de contrat.

Autres aides à l’embauche possibles :

• l’aide forfaitaire à l’employeur: 2 000 euros supplémentaires pour les collaborateurs, demandeurs d’emplois, embauchés en contrat de professionnalisation s’ils ont plus de 26 ans et moins de 45 ans.
• l’aide à l’embauche des demandeurs d’emploi de 45 ans et plus : 2 000 euros de plus si le collaborateur embauché en contrat de professionnalisation a plus de 45 ans.
• l’aide aux collaborateurs en situation de handicap : jusqu’à 4 000 euros pour les contrats d’apprentissage et jusqu’à 5 000 euros pour les contrats de professionnalisation, sous certaines conditions.

La gestion des aides à l’embauche nécessite une veille permanente.

Il est nécessaire de bien connaître les règles de cumul des aides entre elles, sinon l’organisme verseur pourrait exiger le remboursement des aides indûment perçues. Mais surtout pour maximiser le potentiel des aides au recrutement.