La subrogation des indemnités journalières de prévoyance est un concept essentiel dans le domaine de la gestion des ressources humaines et des avantages sociaux. Pourtant, il demeure souvent méconnu. Dans cet article, nos experts explorent les fondements de la subrogation, en en expliquant les principes, pourquoi elle est importante, les bases juridiques qui la régissent, ainsi que les avantages qu’elle peut offrir aux entreprises et aux employés.
Qu’est-ce que la Subrogation des indemnités journalières de prévoyance (IJP) ?
Commençons par le commencement.
Qu’est-ce que la subrogation ? En termes simples, la subrogation est le processus par lequel l’entreprise prend en charge le paiement des indemnités journalières de prévoyance au salarié à la place de l’assureur. Cela signifie que lorsqu’un employé est en arrêt dont l’indemnisation est prévue par l’accord de prévoyance, la responsabilité de payer les indemnités journalières de prévoyance au salarié incombe à l’entreprise, qui elle-même récupère ces IJP auprès des assureurs dans un second temps.
La subrogation est une pratique à caractère social, visant à assurer au salarié la continuité de sa rémunération tant en montant qu’en périodicité de versement, elle est couramment pratiquée dans les entreprises appliquant les Conventions Collectives socialement protectrices telles que la métallurgie, la chimie, la pharmacie, etc.
A noter que le versement des IJP reste conditionné par le versement des IJSS par la sécurité Sociale : qui en quelque sorte par l’acceptation du versement, valide la licéité de l’arrêt et son éligibilité à prise en charge par la prévoyance.
Indemnités journalières de prévoyance : les bases juridiques
Les indemnités journalières de prévoyance versées au titre de l’ITT (incapacité temporaire de travail) sont un des 3 volets du contrat de prévoyance, avec la prise en charge de l’invalidité et du décès.
Au titre de l’ITT, l’employeur couvre une partie de la différence entre les IJSS versées et le salaire qu’aurait perçu le salarié s’il avait été présent, les montants de couverture sont variables, ils dépendent de la convention collective, mais aussi des efforts de protection sociale que l’employeur souhaite déporter d’un modèle d’auto-assurance (le maintien de salaire payé par l’entreprise) à un modèle d’assurance à travers la prévoyance.
La subrogation de la prévoyance est ainsi le pendant de la subrogation des IJSS, elle est régie par les mêmes textes :
Articles L1226-1 : « L’employeur est tenu de maintenir le salaire du salarié en arrêt de travail pour maladie ou accident du travail. Ce maintien de salaire est effectué dans les conditions prévues par le contrat de travail, le règlement intérieur ou une convention ou un accord collectif applicable dans l’entreprise.
L’employeur peut demander à percevoir les indemnités journalières de sécurité sociale et les indemnités journalières complémentaires dues au salarié en application d’un contrat de prévoyance. Il est alors subrogé dans les droits du salarié à l’égard de l’organisme débiteur des prestations. »
Article L1226-2: « Les indemnités journalières de sécurité sociale et les indemnités journalières complémentaires sont versées directement à l’employeur.
L’employeur reverse au salarié les indemnités journalières après avoir effectué les retenues nécessaires pour couvrir les cotisations sociales et l’impôt sur le revenu.
L’employeur peut également effectuer des retenues pour couvrir les frais de gestion du contrat de prévoyance. »
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Indemnités journalières de prévoyance subrogées : avantages pour les Salariés.
Maintenant que nous avons une meilleure compréhension de ce qu’est la subrogation et de son cadre juridique, examinons les avantages qu’elle peut offrir aux salariés :
- Continuité des revenus : Lorsqu’un employé est en arrêt de travail en raison d’une maladie ou d’un accident, il peut continuer à percevoir ses indemnités journalières sans interruption grâce à la subrogation. Cela lui assure une source de revenus constante pendant cette période critique.
- Simplification des démarches : La subrogation simplifie la procédure pour le salarié. Il n’a pas à se charger de demander le versement des indemnités journalières de prévoyance à son assureur.
- Tranquillité d’esprit : La subrogation permet aux employés de se concentrer sur leur rétablissement plutôt que de s’inquiéter de leur situation financière. Ils n’ont pas à attendre le remboursement de leur employeur, ce qui peut prendre du temps.
Ainsi la plupart des conventions collectives dites « protectrices » prévoient une subrogation à la fois de la prévoyance et des IJSS.
Indemnités journalières de prévoyance : le point de vue des entreprises.
La prévoyance est pour les entreprises un dispositif de déport de la protection sociale via un dispositif d’assurance. Comme la plupart des dispositifs d’assurance, les montants versés l’année N au titre du paiement des IJP, complétés de l’invalidité et du décès, ont un impact direct sur la rentabilité du contrat et sont généralement équilibrés par des réévaluation des montants de prime les années suivantes, c’est donc un jeu qui s’équilibre plus ou moins en fonction du taux de financement via la part patronale.
Pour autant les indemnités de prévoyance nécessitent un retraitement en paie à perception puisqu’elles constituent selon la part de financement patronal/salarial un revenu ;
- Prise en charge 100% employeur : les IJ prévoyance sont soumises à charges sociales et donc intégrées dans le salaire brut sur la fiche de paie.
- Cotisation 100% salarié : pas de charges à payer.
- La prévoyance est répartie entre le salarié et l’employeur. Dans ce cas, x % des IJ de prévoyance sont intégrées dans le salaire brut.
Le choix de la subrogation de la prévoyance n’apporte ni simplification ni complexité au dispositif en matière de traitement en paie, en revanche il crée au niveau de l’entreprise une créance d’IJP au moment de l’avance des IJP qui va devoir être neutralisée par la perception des IJP versées par l’assureur.
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Subrogation des IJP, subrogation des IJSS : même combat ? NON !
La prévoyance : des volumes d’arrêts concernés limités …
La couverture de l’ITT par la prévoyance ne concerne généralement que des arrêts de longue durée, le volume de dossiers de prévoyance à traiter mensuellement est donc généralement très faible en comparaison des arrêts faisant l’objet d’IJSS, dans un rapport de 1 à 10 ou moins. Le faible volume de dossiers implique des processus manuels, l’intérêt d’une industrialisation du traitement est limité et la diversité des processus entre les différents assureurs limite la pertinence de l’investissement.
… mais des montants unitaires parfois très élevés !
En revanche, l’IJSS journalière de maladie perçue est égal à 50 % du salaire journalier de base, mais plafonnée à 51,70 € brut en 2023. L’IJP complémentaire assure le complément jusqu’au salaire de référence (dans le cas d’une couverture à 100%) ; Pour des salaires élevés, l’IJP journalière peut alors être nettement supérieure à l’IJSS. On rencontrera donc fréquemment des situations où les montants unitaires de dossiers de prévoyance sont très élevés, et si non remboursés, constituent des manques à gagner très important pour les services paie.
Des causes de (non) recouvrement très différentes entre les IJSS et les IJP :
Pour les IJSS, une partie significative des problèmes de recouvrement d’IJSS provient du manque d’action initiale des salariés dans l’envoi des volets 1 et 2 aux caisses. A défaut de renvoi, l’entreprise attentive et efficace pourra récupérer les avances d’IJSS auprès des salariés.
Pour les IJP, les deux causes principales de non-récupération d’IJP sont :
- Les arrêts pour lesquels les IJSS ne sont pas perçus, bloquant ainsi la perception des IJP ;
- Les retards d’ouverture de dossiers de prévoyance, qui va décaler l’indemnisation à partir du moment où l’assureur a connaissance du dossier (création d’une carence).
Dans le second cas la récupération des sommes manquantes n’est généralement pas possible sauf négociation, dans le premier, le dossier est également plus délicat, car les arrêts longue durée ont une composante sociale non négligeable
Le bon fonctionnement de la subrogation des IJP : l’aboutissement de la chaine de traitement de l’absence
Les IJP et surtout leur récupération constituent l’extrémité de la chaine de traitement de l’absence : concentrés sur des arrêts de longue durée avec une dimension RH et sociale non négligeable, ils nécessitent au préalable une bonne maitrise des processus amont de déclaration des arrêts de travail et de récupération des IJSS sur les premiers jours de l’arrêt précédant la prise en charge prévoyance, mais surtout ils requièrent de la part des équipes de traitement de la paie une minutie dans l’ouverture des dossiers pour s’assurer de la bonne prise en compte par l’assureur de la demande dès le premier jour de la période d’éligibilité, et ce qu’il y ait subrogation ou non.
Dans les secteurs à forte rémunération comme la pharmacie, les montants annuels d’IJP peuvent atteindre 50% du montant total des IJSS, les enjeux sont donc loin d’être négligeables pour les services de la paie.
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