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Ce deuxième épisode de notre podcast la voix des RH dédiée à la digitalisation des RH est animé par deux experts du domaine. Premièrement Marie-Sophie ZAMBEAUX qui est la fondatrice du cabinet de conseil recrutement & marque employeur reThink RH. Accompagné de Christian Verhague, le directeur de la transformation performance RH et directeur du conseil SIRH & QVCT chez Ayming.
La digitalisation des RH est un sujet au cœur de l’actualité et qui suscite beaucoup d’interrogations. Faut-il tout digitaliser ? Quand le faire ? Doit-on se faire accompagner ? Autant de questions auxquelles nos experts tenteront de répondre tout au long de ce deuxième épisode.
Dans ce podcast, nous aborderons les sujets suivants :
- Faut-il digitaliser la totalité des processus RH ?
- Quand franchir le pas de la digitalisation des RH ?
- Le processus pour digitaliser son service RH
- L’accompagnement dans cette transition digitale
- La réussite est-elle forcément assuré ?
- L’importance d’un outil de digitalisation des RH
- Exemples concrets
Bonne écoute ! 🎧
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Ecouter l’épisode 2 du podcast « La voix des RH » sur la digitalisation des RH
Marie-Sophie Zambeaux : Bonjour, je suis Marie-Sophie Zambeaux, experte en recrutement avec près de 20 ans d’expérience au compteur et créatrice de contenus notamment sur LinkedIn. Pour ceux qui me suivent, vous connaissez ma passion pour l’univers des ressources humaines au sens large. Aussi, vous ne serez pas surpris de me voir aux manettes aujourd’hui pour animer cette mini-série Ayming dédiée à la digitalisation RH. Pour vous parler de ce sujet, j’ai le plaisir d’être à nouveau accompagnée de Christian Verhague. Je te laisse présenter Christian.
Christian Verhague : Bonjour Marie-Sophie. Bonjour à tous les auditeurs. Christian Verhague, je suis depuis l’été dernier chez Ayming, en qualité de directeur de la transformation Performance RH, mais également en charge des activités de conseil : SIRH et QVCT.
Marie-Sophie Zambeaux : Dans le précédent épisode de cette série. Nous avons eu l’occasion de définir la notion même de digitalisation des RH et de mettre en lumière ces nombreux bénéfices mais également ses éventuels inconvénients. Dans ce nouvel épisode, je vous propose d’entrer plus dans le vif du sujet, en vous donnant des conseils concrets et facilement activables sur la manière de procéder lorsqu’on souhaite se lancer dans un projet RH.
Faut-il digitaliser l’ensemble des processus RH ?
Première question du jour peut-on et d’ailleurs faut-il tout digitaliser ? Est-ce la panacée ?
Christian Verhague : Nos échanges de la semaine dernière nous ont permis de bien comprendre ce qu’est la transformation digitale RH de manière globale.
Peut-on, ou faut-il, tout digitaliser ?
Alors je ne suis pas normand, mais je dirais oui et non. Je pense sincèrement que tout peut être digitalisé, mais je pense que tout ne doit pas l’être et surtout pas tout en même temps. En fonction de la maturité digitale de l’entreprise, mais également de sa stratégie et de ses moyens.
J’aime ta question complémentaire : Est-ce la panacée ?
Non, je ne le pense pas. Encore une fois, si l’entreprise n’est pas prête, un projet de digitalisation peut être un terrible échec. notamment s’il arrive en contradiction avec des pratiques, des process et des usages. Ou, comme on l’a vu à la conclusion de notre épisode de la semaine dernière, avec un manque flagrant de sens et de conduite du changement.
Marie-Sophie Zambeaux : Tu parles d’un éventuel échec dans la mise en œuvre de la digitalisation RH. Il y a-t-il justement des prérequis avant de se lancer tête baissée dans la digitalisation ? Si oui, lesquels, bien évidemment. Et comment choisir s’il faut digitaliser en priorité ?
Christian Verhague : Il y a en effet des prérequis incontournables avant de se lancer dans des projets de digitalisation RH des projets SIRH. En premier lieu, il me semble primordial de mesurer la maturité digitale de l’entreprise.
Marie-Sophie Zambeaux : Alors, petite question sur le sujet comment, une fois qu’on a dit ça, mesurer la maturité digitale de l’entreprise ? Comment ça s’évalue en fait ?
A quel moment se lancer dans la digitalisation des RH ?
Christian Verhague : Alors la mauvaise nouvelle, c’est qu’il n’y a pas un thermomètre qui a été inventé pour ça. Il va falloir trouver d’autres méthodes et Ayming a plein de solutions pour ces méthodes-là.
Cette maturité constitue la capacité d’une entreprise à s’adapter aux tendances technologiques évolutives du moment. Autrement dit, cette maturité, la capacité des entreprises à placer les nouvelles technologies au service des expériences collaborateurs et clients.
Donc, mesurer la maturité, ça passera beaucoup par de l’interview et d’analyse des process. On le fait parfois dans les entreprises : on met en place, sur des plateformes de formation, des quizz pour mesurer cette capacité des collaborateurs à comprendre le digital.
Passée la mesure de cette maturité, l’entreprise doit ensuite se fixer des priorités en fonction de sa stratégie et des éléments remontés en termes de maturité.
Encore une fois, par rapport à ce qu’on aura récupéré de la maturité des collaborateurs, on va être en capacité d’imaginer des priorités ou d’imaginer une trajectoire sur cette digitalisation des process RH.
Il est pertinent de croiser la stratégie avec la maturité, parce qu’évidemment la maturité des collaborateurs est importante.
Mais il va falloir aligner la stratégie de l’entreprise, qu’est ce qu’elle souhaite prioriser et notamment avec un objectif de trouver des victoires rapides à ces célèbres Quickening qui vont donner du sens et qui vont donner envie à l’entreprise de continuer. Le plan de communication doit être établi afin de préciser le contexte, les objectifs.
Et encore une fois, je me répète, donner du sens à la transformation qui va être lancée. Cette transformation va bouleverser souvent aussi bien les collaborateurs que les experts RH. Donc, donner du sens va être absolument essentiel. Le plan de communication initial n’est malgré tout pas suffisant.
L’entreprise devra ensuite déployer un plan de conduite du changement. J’en ai parlé plusieurs fois. C’est un peu une marotte quand on fait des projets SIRH comme j’ai la chance de le faire. Le plan de conduite du changement tout au long du projet et avec une forte accélération pendant les phases de déploiement, s’assurer de la compréhension des collaborateurs et de l’utilisation des outils.
Le plan de conduite du changement peut prendre plusieurs formes, mais on va y retrouver très souvent la poursuite du plan de communication initial qui pourrait être adapté. Mais d’autres éléments, comme de la formation, des ateliers pour toujours échanger avec les personnes les plus concernées par la transformation digitale RH ; les collaborateurs.
Marie-Sophie Zambeaux : Merci pour ces prérequis. Pour une organisation qui se projette et qui veut se lancer pour la première fois dans le choix et la mise en œuvre d’un module SIRH. Ça peut sembler, disons, les choses : très complexes et lourds. Et en tirant le tri, je dirais même un peu angoissant. Par où commencer ? Par quel bout prendre le projet ?
Comment entamer un processus de digitalisation des RH ?
Christian Verhague : Le choix d’un outil RH est un sujet extrêmement sensible. Tu sais, je suis un expert de ces sujets SIRH. Et le choix d’un outil peut, comme tu le dis, être complexe, lourd et je suis d’accord, même angoissant. L’outil peut transformer un process et surtout impacter l’expérience collaborateur et la qualité de vie au travail et sera donc très souvent visible de la totalité des collaborateurs de l’entreprise. Le DRH qui va appuyer sur le bouton pour lancer un projet. Il sait que son projet va impacter l’image de l’entreprise et l’utilisation par tous les collaborateurs. Quel stress quand même !
Il faut également avoir à l’esprit que le SIRH, même s’il est constitué de plusieurs briques indépendantes, est un tout qui doit rester cohérent pour le fonctionnement de l’entreprise. Pour faire un choix, malgré tout. Le processus est assez classique car il faut démarrer avec le besoin qui doit être retranscrit dans un cahier des charges. Qui sera lui-même intégré dans un appel d’offres qui pourrait être adressé au marché des éditeurs.
Marie-Sophie Zambeaux : C’est classique pour le cahier des charges. On le fait en interne ou on passe par un prestataire externe pour se faire épauler ?
Christian Verhague : Là, tu me tends une perche que je suis obligé d’attraper ! Évidemment, on peut faire appel à Ayming et sa direction du conseil SIRH pour se faire accompagner. Plus sérieusement, les deux possibilités existent bien sûr. Très souvent, par mon expérience, faire appel à un cabinet extérieur permet souvent de structurer une démarche parce que l’entreprise va faire un projet SIRH une fois de temps en temps.
Le cabinet de conseil, c’est sa vie, il en fait tous les jours. Et notamment quand on veut être sur des process SIRH plus lourds comme la paye, par exemple. On a une vraie expérience sur ces sujets-là.
Mais je dirais que le plus difficile , c’est de définir par quoi commencer. Puisque le SIRH encore une fois, ça peut être plusieurs briques. Ça peut être assez complet. La bonne méthode consiste à aller au-delà du cahier des charges et de réaliser ce qu’on appelle un schéma directeur.
Le schéma directeur est un document de référence et de synthèse qui va décrire la stratégie de l’organisation et ses ambitions, appliquées au SIRH. Il va permettre de définir sur un, deux ou trois ans, la trajectoire SIRH pour aboutir à la migration complète de l’entreprise avec la digitalisation de ses process RH.
Marie-Sophie Zambeaux : Comment s’assurer de choisir, in fine, le bon outil pour son organisation?
Je préciserai parmi la jungle des outils qui peuvent exister en taille, complexité, budget, culture. Parce que c’est aussi du vécu, il y a le risque que la solution retenue finalement disparaisse ou soit amenée à disparaître.
Comment se prémunir au maximum ? Si t’as une astuce et des conseils à nous donner sur le sujet ?
Christian Verhague : La question est extrêmement pertinente. Mais avant d’aborder le sujet du panorama des outils existants, j’aimerais revenir sur la base des choix, le besoin. Une bonne définition du besoin est évidemment la base de tout projet SIRH et on imagine déjà les nombreux ateliers animés par les experts RH.
Mais, dans le contexte, ne faudrait-il pas démarrer la réflexion avec la mesure de l’expérience collaborateur ? Cette mesure d’expérience collaborateur permet de déduire un nouvel objectif, plus en phase avec l’actualité et la stratégie. On a parlé récemment beaucoup d’attractivité, de fidélité des collaborateurs et on sait que l’expérience vécue dans l’entreprise est importante.
L’expérience collaborateur a un impact certain sur la marque employeur et sur la QVT une fois de plus.
Moi, j’ai envie de passer comme message : rappelons-nous pourquoi nous faisons un projet SIRH, et surtout qui en sont les clients finaux.
Je reviens à la jungle des outils. C’était ta terminologie, en effet, le monde du SIRH est très fourni en solutions.
Avec d’un côté ce que j’appellerais les éditeurs majeurs historiques, très connus, et puis qui vendent des solutions robustes.
Et de l’autre côté : les starts-up. Dont on entend beaucoup parler, beaucoup de créativité qui viennent modifier le monde du SIRH avec des solutions innovantes, très digitales et des belles promesses sur l’expérience et les services rendus.
Doit-on se faire accompagner dans la transition digitale des services RH ?
Marie-Sophie Zambeaux : Alors justement, comment arbitrer entre les gros mastodontes d’éditeurs historiques qui sont bien connus et des solutions plus innovantes, plus sexy, qui émane de start up ?
Christian Verhague : Il y a de nombreux critères qui vont permettre d’aider, d’aiguiller pour le choix. La taille de l’entreprise et sa complexité vont bien évidemment avoir un impact sur les choix, à travers la capacité qu’aura cette entreprise à investir aussi bien avec des budgets externes, qu’en ressources internes dédiées aux projets. Beaucoup d’entreprises rêvent du modèle, techniquement appelé dans le SIRH, le best of breed.
Le best of breed, c’est de dire : je choisis une solution par process pour être en capacité d’avoir le meilleur éditeur sur chacun des process.
C’est le rêve d’un patron SIRH, mais ça nécessite des ressources informatiques importantes. Puisqu’on va être amené à travailler sur des sujets d’intégration plus lourds, des sujets d’interfaçage entre les applications. De fait, tu vois bien que la complexité, la taille de l’entreprise et sa capacité à investir vont être importants.
Marie-Sophie Zambeaux : Dans un monde parfait, idéal, idyllique même. Aller sur ce choix-là de best of breed à chaque fois et c’est ce qui est recommandé, ça ferait beaucoup d’heureux. Mais dans la réalité du monde dans lequel on vit, ce n’est souvent pas possible, pas faisable. Les questions techniques de coût, de praticité au quotidien.
Christian Verhague : Les entreprises de taille moyenne vont plus souvent se lancer vers des solutions intégrées, qui vont malgré tout répondre aux différents processus RH. Mais la solution intégrée va embarquer des coûts informatiques plus faibles. Malgré tout, il n’y a pas de religion sur le sujet, mais juste une adéquation entre les besoins du client, ses ambitions, ses moyens et la stratégie client des éditeurs visés.
Ayming accompagne régulièrement des entreprises de toutes tailles dans la rédaction du cahier des charges, l’aide aux choix. Et cet alignement nécessaire est toujours vérifié. Pour terminer sur ton dernier point, le risque de disparition d’un éditeur, c’est malheureusement une réalité du marché. Ça peut être une vraie clé sous la porte. Ça peut être aussi un rachat, qui va changer la stratégie de l’éditeur.
On peut avoir des rapprochements, on ne peut pas les anticiper, juste les accompagner. Les contrats avec les éditeurs sont extrêmement importants. Il faut imaginer parfois, malheureusement, les pires scénarios.
Marie-Sophie Zambeaux : Ça peut être intéressant justement sur ce sujet là, même si j’entends qu’on peut anticiper mais pas l’éviter, pas s’en prémunir totalement. Peut-être d’être accompagné par un cabinet externe qui est habitué là-dessus et qui va être davantage en veille, peut-être un peu plus au courant, de rachat à venir, de restructurations sur le marché, etc…
Christian Verhague : Oui, effectivement, être accompagné par un expert aura aussi cette vertu-là. Tu as raison, quand on est dans une entreprise, on connaît son éditeur, on ne connaît pas forcément les autres. Donc le cabinet conseil peut effectivement avoir eu de l’information. Après, pour beaucoup de grands mouvements dans le monde du SIRH, il n’y a pas vraiment d’annonce préalable.
Digitalisation des RH : Réussite assuré ?
Marie-Sophie Zambeaux : Il arrive que les démarches digitalisation et que les mises en œuvre d’un outil RH soient des échecs retentissants ou des succès en demi-teinte. Quelles en sont les principales et plus fréquentes causes selon toi ?
Christian Verhague : Je vais faire un peu de redite par rapport à la question précédente. En premier lieu, on va retrouver évidemment, une mauvaise définition du besoin. Mais je ne pense pas que ça soit le problème le plus le plus fréquent. La mise en perspective du process et de l’outil est à mon sens souvent la cause de projets avec des succès en demi-teinte.
Marie-Sophie Zambeaux : Est-ce que tu peux préciser? Je ne suis pas forcément sûr de bien comprendre.
Christian Verhague : Alors, dans les échanges que j’ai depuis quelques mois avec des clients, depuis quelques années avec mes anciens patrons, on m’a souvent posé la question.
Mais a priori, qu’est-ce qu’on doit privilégier ? L’outil ou le process ? Sous-entendu est ce que l’entreprise doit réviser ses process parce qu’elle achète un outil ou est-ce que l’entreprise doit modifier l’outil pour qu’il s’adapte à ses process ?
Je refais une réponse de normand : les deux en fait.
Je pense que le vrai travail c’est ça. C’est de combiner les deux. Le meilleur outil de la terre ne répondra pas au besoin si le process n’a pas été un minimum révisé, adapté.
Le projet SIRH, c’est l’occasion aussi de réviser ses process.
Et j’ai parfois eu l’occasion de voir des outils SIRH qui étaient fortement décriés par les utilisateurs et après une analyse en fait, l’outil fonctionnait très bien. On essayait juste de le faire fonctionner dans un environnement sur lequel le process n’avait pas été révisé, et l’outil ne peut pas corriger les problématiques d’organisation.
Donc sur une entreprise qui a suffisamment de maturité, et encore une fois le conseil externe peut aider, une petite adaptation ou une grosse du process va permettre de bénéficier de toutes les fonctions d’un outil et d’obtenir l’outil le plus le plus performant.
Marie-Sophie Zambeaux : De toute manière, comme je dis souvent, je dis aussi tout particulièrement au recrutement. L’outil ne vous sauvera pas. Ce n’est pas l’outil en soi qui va être la panacée, qui va tout sauver. Il faut un processus pour la structuration. Il faut de la méthodologie, de l’analyse, une pratique réflexive en soi. Un outil reste un outil.
L’importance d’un outil de digitalisation des RH
Christian Verhague : Exactement, tu la entendu depuis la semaine dernière, j’ai parlé beaucoup de donner du sens. Je dirais même définir une finalité. Pourquoi prendre un outil ? Et dans les missions que j’ai l’habitude de conduire avec des clients : réunions de cadrage, il faut se poser la question du contexte, du pourquoi c’est essentiel.
Pourquoi on veut un outil SIRH ? Est-ce que l’ancien ne fonctionne pas ? Est-il trop vieux ? On veut des nouvelles fonctionnalités ? enfin aller chercher ce sens-là permettra aussi de faire le bon choix.
Marie-Sophie Zambeaux : Un des principaux avantages de la digitalisation RH, c’est la possibilité d’extraire plus facilement des données afin de les analyser et de pouvoir in fine améliorer les pratiques et le service RH rendu.
Christian Verhague : D’accord, tu as raison, c’est un très bon point et un point pour les auditeurs qui me connaissent auquel j’attache beaucoup d’importance. Au-delà de tout ce que l’entreprise recherche en amélioration de l’expérience collaborateur et de la performance. Cette digitalisation permet à l’entreprise d’avoir beaucoup plus de données RH dans un format exploitable. Puisqu’on parle, on parle d’outils.
De plus, la personne qui maîtrise, c’est souvent celle qui introduit les données grâce à la digitalisation des processus. Typiquement, toutes les données de gestion administrative, c’est le salarié lui-même qui va la saisir. On se trompe rarement dans son nom de famille, dans sa date de naissance, dans la ville dans laquelle on vit. Quand c’est saisi par une autre personne, on a plus de risque d’erreur.
Donc cette qualité de données qui va s’améliorer va permettre à l’entreprise d’en faire des usages extrêmement intéressants.
Le premier sera évidemment celui qui concerne la production d’indicateurs et autres tableaux de bord dont les entreprises, et plus particulièrement les DRH, sont très friands.
Marie-Sophie Zambeaux : Je te le confirme Christian, je te le confirme.
Christian Verhague : Mais cet or blanc, c’est le nom qu’on donne à la donnée RH, devrait surtout permettre aux entreprises d’améliorer la connaissance de ses collaborateurs et des services offerts. Je ne sais pas si on doit parler de data RH de 3.0 ou je ne sais combien, mais c’est vraiment nouveau.
C’est-à-dire qu’avec une meilleure connaissance de ses collaborateurs. L’entreprise doit être plus pertinente en évolution de carrière. Mais aussi en développement de compétences et plus globalement en qualité de vie au travail.
Un jour, j’ai rencontré un DRH qui m’a interpellé sur la partie donnée, qui m’a dit : » tu te rends compte que je suis dans cette boite depuis dix ans et qu’on n’est pas capable de me soumettre une formation ou une évolution de carrière intéressante, alors que je suis client d’outils digitaux sur le web. Je ne citerai pas des marques connues, qui me permettent, après quelques achats, de me proposer soit un nouveau livre, soit un nouveau film de manière pertinente. » Et tout ça, c’est basé sur de la donnée.
Marie-Sophie Zambeaux : Je comprends que cette anecdote t’ai marquée. Je dirais à méditer effectivement. Enfin pour conclure, on pense spontanément à la paye, on l’a dit à la gestion des absences ou au temps de travail. Mais est-ce que tu as en tête des exemples plus atypiques et originaux ?
Exemples de cas de digitalisation RH
Christian Verhague : La digitalisation est en effet bien installée dans les processus RH. Et les plus ancestraux que tu cites à la paye la gestion des temps et même la gestion des talents. Ça fait quand même très longtemps qu’on fait des entretiens à travers un outil et plus sur du papier. Mais tout l’environnement du collaborateur se digitalise avec des processus toujours très RH comme le pré-boarding. On en parlait tout à l’heure, mais le off-boarding, aujourd’hui, accompagner un collaborateur dans la fin de sa mission, quelles qu’en soient les raisons, peut être totalement digital.
On accueille, on accompagne le départ des collaborateurs en 100 % digital. C’est rapide, c’est efficace et ça peut être également ludique. Et le collaborateur qui quitte l’entreprise va véhiculer l’image employeur. Un off-boarding réussi, c’est un gage de qualité pour tous.
Mais hors de la sphère RH, l’entreprise au global se digitalise. Et sur des aspects de digitalisation, tu vas retrouver des nombreuses entreprises avec des applications. Par exemple pour gérer le travail hybride, la gestion du télétravail, la réservation de bureaux, de parking pour les collaborateurs qui vont faire du flex-office par exemple. Mais également tout son quotidien à travers des :
- Conciergeries en ligne
- Réservation et commande du déjeuner
- Tickets resto
- Tickets cinéma
Tout ça, c’est assez digitalisé. Mais pour tous ces projets, même en dehors de la sphère RH, pour moi, la quête de sens et la communication seront essentielles.
Marie-Sophie Zambeaux : Pour conclure ces différents épisodes. La fonction RH, connue pour sa densité de tâches administratives, peut tirer de nombreux bénéfices de la digitalisation si les outils sont utilisés intelligemment, bien évidemment.
Les équipes RH peuvent ainsi pleinement se concentrer sur leur cœur de métier. À savoir les relations humaines, l’amélioration de la QVCT et la prévention des RPS.
J’espère que ce podcast vous a plu à vous autant qu’à moi. J’ai pour ma part passé un très très chouette moment en votre compagnie et en ta compagnie Christian. Sachez que vous pouvez nous retrouver sur l’ensemble de vos plateformes habituelles de diffusion. N’hésitez pas à nous faire part de vos commentaires à liker, à nous écrire en messages privée. Et bien sûr, à suivre le podcast La voix des RH. Quant à moi, je vous dis à très vite sur LinkedIn.
Christian Verhague : Merci Marie-Sophie, merci pour ces échanges passionnants. A bientôt.
Marie-Sophie Zambeaux : À bientôt.
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