L’émergence de nouveaux entrants sur le marché de l’intérim, spécialisés dans le digital, a incité les acteurs traditionnels à prendre le virage du digital.
Nous exposions dans un précédent article ces évolutions marché « La révolution du digital dans le monde de l’intérim ». Un autre aspect de la digitalisation dans ce secteur concerne le développement de logiciels spécialisés pour la gestion de votre intérim.
Cette transformation du marché de l’intérim via la digitalisation répond à une attente de la part des entreprises utilisatrices. Au-delà du passage de commande en ligne et de la signature électronique des contrats, elles sont en quête d’une plus grande agilité de leurs process de gestion.
Les agences proposent donc désormais à leurs clients une expérience digitale sur l’ensemble des étapes de la gestion courante de l’intérim. Les commandes sont passées via une plateforme en ligne, sur laquelle l’entreprise utilisatrice alimente ensuite les relevés d’heures effectuées, mais aussi renouvelle les contrats et contrôle la facturation. Ces ETT digitales simplifient ainsi le process de gestion de l’intérim, qu’elles soient des pure players ou bien l’interface en ligne d’une agence traditionnelle.
Néanmoins, dans le cadre du recours à une ETT digitale, ces services ne sont disponibles que pour le vivier de l’ETT concernée. Une entreprise utilisatrice souhaitant piloter plusieurs agences, classiques ou digitales, de façon homogène et simultanée, devra déployer un logiciel de gestion de l’intérim multi-ETT. Ces logiciels ont gagné en maturité et en simplicité, preuve en est : aujourd’hui, ils peuvent rapidement se connecter à toutes les ETT du marché, et s’interfacent aux SI internes.
La gestion de l’intérim : (presque) tous concernés
Tous les interlocuteurs impliqués dans un process de gestion de l’intérim standard, peuvent être concernés par le déploiement d’un tel logiciel : les Opérations, les Ressources Humaines, les Achats, la Finance… Les logiciels proposent un paramétrage poussé pour fournir un accès complet ou restreint en fonction du niveau d’implication de chacun des utilisateurs dans le process intérim.
Si l’entreprise utilisatrice dispose d’une agence de travail temporaire hébergée, celle-ci peut également faire partie intégrante du process. Il est possible de créer des accès spécifiques et sécurisés pour les implants, ce qui réduit davantage le temps de gestion qui incombait à l’entreprise utilisatrice.
Une dématérialisation des process de gestion de l’intérim à tous les niveaux
Grâce à un logiciel de gestion de l’intérim, les entreprises utilisatrices peuvent dématérialiser la quasi-totalité de leur process. Certaines tâches, hier réalisées avec des outils papier, mails, appels téléphoniques ou encore les fichiers Excel, seront demain déléguées au logiciel.
Les éditeurs ont scindé leur offre en modules qui correspondent aux grandes étapes de la gestion de l’intérim :
Le passage de commande
Facilitant l’expression du besoin, des formulaires de commandes sont créés sur-mesure lors du paramétrage de l’outil. Ils comprennent les informations nécessaires à la bonne compréhension du poste par les ETT pour le sourcing (fonction, prérequis en termes de qualification…). Ces trames pré-renseignés simplifient et accélèrent donc cette étape. De plus, les éléments de paie paramétrés s’appliquent automatiquement, ce qui est une phase souvent critique pour l’entreprise utilisatrice quant à la conformité règlementaire.
Les commandes sont envoyées à une ou plusieurs ETT, présélectionnées lors du paramétrage ou bien choisies par l’utilisateur au cas par cas. Certains logiciels gèrent également l’exclusivité de la commande accordée à une voire plusieurs agences. Ils mesurent le temps de réponse, puis basculent la demande aux ETT de second rang, une fois passé le délai imparti.
Un vivier est alimenté et archivé dans le logiciel à chaque commande, mais également lors du paramétrage du logiciel. En effet, les données d’historique des missions qui précédent le déploiement peuvent être récupérées auprès des ETT par les éditeurs de logiciels, et facilement intégrées dans l’outil via des fichiers à plat.
Après validation des candidats, en passant par un workflow de validation interne ou non, les contrats de mission sont automatiquement générés en se basant sur les informations renseignées lors de la commande. Les personnes habilitées sont invitées à les signer électroniquement, un à un ou bien en masse, ce qui réduit considérablement le délai dédié à cette phase.
Le suivi des missions
Certaines tâches inhérentes au process de gestion de l’intérim demeurent dans le périmètre de l’entreprise utilisatrice, telles que la formation sécurité (dont la sécurité renforcée pour les postes à risques) et la formation au poste. Ces étapes ne peuvent être transférées à un logiciel.
En revanche, l’outil de gestion simplifie le suivi une fois la mission débutée. Les heures effectuées par les intérimaires peuvent être soit directement renseignées dans le logiciel, soit récupérées grâce à une interface avec les SI en place (GTA). L’approche de la fin de la mission est rappelée aux utilisateurs. Lors du renouvellement des contrats via l’outil, des alertes apparaissent en cas de chevauchement de dates, de non-respect des délais de carence, ou encore à l’approche de la limite des 18 mois en s’appuyant notamment sur l’historique récupéré lors du paramétrage. Ces alertes, paramétrées comme informatives ou bloquantes, apparaissent sur l’écran en pop-up.
De plus, les logiciels constituent une CVthèque dans laquelle les entreprises utilisatrices ont facilement accès à un vivier d’informations archivées, et à l’historique des précédentes missions.
Le suivi des KPI
Les logiciels de gestion de l’intérim sont de véritables outils de pilotage du budget. La dépense est suivie grâce à des tableaux de bord et à des statistiques qui peuvent être consultés via la plateforme ou bien extraits dans Excel.
La performance des ETT (temps de réponse, nombre de candidatures proposées et d’intérimaires délégués…) peut également être mesurée grâce aux items disponibles et paramétrables dans le calcul des statistiques.
La facturation
Sur la base des éléments de paie et du nombre d’heures recensé, une préfacturation est calculée par les logiciels, et sert de base de référence lors des flux avec les agences de travail temporaire. Si la facturation est en décalage, les écarts sont pointés par le logiciel qui fluidifie et fiabilise l’étape de contrôle. Des interfaces avec les SI comptables permettent de transmettre ces données financières vers les outils utilisés pour le suivi du budget global ou le paiement des prestataires.
Choisir un logiciel de gestion de l’intérim selon vos besoins et réussir son déploiement
Ce coût se compose de frais de déploiement, de prise en charge de la formation, et de frais récurrents d’exploitation. Les prix peuvent varier en fonction du nombre d’ETP gérés par l’outil, du nombre d’accès ouverts, et des développements spécifiques demandés. Il est intéressant de rapporter le prix de cet investissement au budget intérim géré par l’outil, le ratio étant très limité par rapport aux gains engendrés.
De plus, les économies réalisées sur le temps de gestion en interne grâce à l’outil doivent être prises en compte. Les process de gestion en place, ainsi que leur propension à changer, déterminent également le type de solution qu’il convient de sélectionner. Tous les logiciels digitalisent la plupart des tâches d’un process standard. Mais certains proposent un panel de fonctionnalités standards et spécifiques très complet, permettant de gérer des délais d’exclusivité ou encore l’accès d’une agence hébergée. Il est donc important d’établir un cahier des charges correspondant au besoin réel, afin d’éviter les surcoûts, mais aussi un trop long paramétrage. Celui-ci, selon la complexité du logiciel, les développements sur-mesure et le nombre d’accès requis, varie en moyenne entre 1 et 4 mois.
Les utilisateurs sont également sensibles à l’ergonomie de l’interface d’un logiciel de gestion, et à l’intuitivité de l’utilisation de la plateforme. Les logiciels présents sur le marché sont, pour la plupart, accessibles en mode SaaS.
L’accompagnement de l’entreprise utilisatrice par l’éditeur de logiciel est essentiel durant le déploiement. Afin que l’outil soit pleinement opérationnel dès la fin du paramétrage, il est important de construire un cahier des charges exhaustif.
Un levier de performance indéniable pour l’entreprise utilisatrice
La gestion de l’intérim représente une charge de travail pour l’entreprise utilisatrice et également des enjeux financiers et des risques juridiques.
Quelles sont les principales raisons rendant la mise en place d’un logiciel de gestion de l’intérim indispensable ?
- Gagner du temps (cf schéma ci-dessous) : grâce à l’automatisation des process, permettant tout de même aux utilisateurs de faire des ajustements si nécessaire. De plus, le temps alloué à des erreurs qui pouvaient être faites auparavant est économisé. Par exemple, la perte de temps liée à des dates de contrats qui se chevauchent ne sera plus, grâce à une meilleure traçabilité et à des alertes.
- Vérifier la facturation plus rapidement grâce au rapprochement avec la préfacturation. Ceci souligne également la fiabilité des données issues du logiciel : le calcul de la dépense se base sur les taux horaires enregistrés, prenant en compte tous les éléments de paie comme les primes, mais aussi sur les conditions contractuelles avec les ETT, et les horaires effectués. Le logiciel permet donc d’éviter les erreurs de facturation.
- Prévenir des erreurs ou risques juridiques et être en conformité avec la loi du travail : grâce au module de suivi des contrats, et notamment via des alertes qui peuvent être paramétrées comme bloquantes.
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