Le développement des technologies numériques est considéré comme un vecteur positif de transformation des entreprises. La « révolution » digitale est moins technique que culturelle et concerne l’ensemble du processus RH. C’est une révolution globale des usages et pratiques. L’enjeu n’est pas d’apprendre à utiliser les nouveaux outils mais de conduire le changement qui est une réelle opportunité pour les Directeurs des Ressources Humaines.
Du bulletin de paie dématérialisé au SIRH, nous avons souhaité interroger les équipes RH pour connaitre leur point de vue sur les conséquences de la digitalisation de la sphère RH*.
Le bulletin de paie clarifié : pas si simple
Le bulletin de paie connaît une période de transformation, que ce soit au niveau de son format, du champ des compétences qu’il recouvre, de la manière de l’administrer ou des outils et applications auxquels il est connecté.
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L’enquête montre que le format clarifié du bulletin de paie a raté son objectif de simplification administrative et de maîtrise des coûts.
Ainsi le bulletin reste compliqué à calculer pour les gestionnaires et à comprendre pour les salariés. Ce constat ne va pas s’arranger avec l’élargissement du champ de compétences du bulletin à la retenue de l’impôt à la source, prévue pour janvier 2019.
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Les professionnels RH interrogés sont particulièrement inquiets sur l’impact que cela va générer sur la charge de travail des équipes paie.
Issue des mesures de « choc de simplification », la mise en œuvre du bulletin de paie clarifié s’est effectuée en 2 temps : depuis janvier 2017 pour les entreprises de plus de 300 salariés, et depuis le 1er janvier 2018 pour toutes les entreprises.
Ce nouveau format de bulletin de paie doit répondre à un double objectif :
- Le rendre compréhensible pour chaque salarié
- Faciliter la vie de l’entreprise, notamment en matière de gestion de la paie et diminuer le coût du bulletin pour l’employeur
Il est important pour les entreprises mettant en place ce document de soigner la communication interne pour expliquer aux salariés ce qui va changer.
Performance du service paie : entre outil et organisation
Les entreprises suivent de plus en plus attentivement la performance de leur service paie, notamment par deux indicateurs :
- la « productivité » c’est-à-dire le nombre moyen de bulletins administrés par chaque gestionnaire,
- le coût de revient par bulletin (incluant les coûts salariaux, coûts informatiques, coûts de sous-traitance …).
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Pour 7 entreprises sur 10, la performance du service paie est un levier d’action stratégique à court terme. Ce constat est partagé par les fonctions de directions et par les fonctions opérationnelles.Des actions sont notamment envisagées sur le SIRH et sur l’organisation du service.
SIRH : des besoins en constante évolution
L’évolution des outils paie et GTA est une réelle préoccupation des DRH : plus de 6 entreprises sur 10 ont un projet d’évolution de leurs outils. Ce projet est majoritairement en cours de déploiement, ou va démarrer très rapidement à horizon 2 ans maximum. Il s’agit pour la moitié des projets de changer de logiciel de paie ou de GTA.
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De nombreuses questions se posent lorsqu’il s’agit d’engager le service des ressources humaines dans la transformation digitale, en adoptant un SIRH :
- Comment le nouvel outil va s’intégrer dans l’organisation de l’entreprise ?
- Comment choisir le bon prestataire ?
- Quels sont les besoins réels ?
Dans ce contexte, les entreprises déclarent qu’elles vont activer à court terme l’ensemble des leviers de la performance paie, et notamment les projets d’intégration des nouvelles solutions informatiques permettant à la fois des gains de temps, de sécurité, et la mise à disposition d’indicateurs pertinents.
Aux modules classiques d’un SIRH, à savoir Gestion administrative, paie et GTA (Gestion des temps et activités), s’ajoutent aujourd’hui des modules tels que :
- Modules RH (formation, recrutement, GPEC, gestion des carrières)
- Gestion de la masse salariale
- Self-service
- Dématérialisation
La gestion de l’ensemble de ces modules est remise en question avec l’ouverture de la digitalisation des fonctions.
En effet la décentralisation et l’informatisation de la saisie des données impliquent une revue des process internes aux fonctions RH afin de pouvoir s’adapter aux nouveaux enjeux.
Organisation du service paie : attention à avoir une bonne visibilité
Selon le baromètre ADP, un gestionnaire paie/RH gère en moyenne 214 salariés (paie et administration du personnel)
78 % des répondants déclarent être au-dessus de cette moyenne nationale.
Les différences sont marquées selon la taille de l’entreprise : plus l’effectif de l’entreprise est important et plus la productivité du service paie/RH est élevée.
Outre l’expérience des équipes paie, cela pourrait notamment être lié aux efforts de rationalisation des process et de l’organisation.
Selon les répondants : (par ETP)
- dans le BTP 56 % gèrent moins de 200 salariés
- dans l’industrie 41 % gèrent entre 200 et 300 salariés
- dans le commerce et service 50 % gèrent plus de 300 salariés
Les résultats disparates selon les secteurs d’activités peuvent s’expliquer par les spécificités plus ou moins complexes de leur paie ou de la gestion de leurs salariés :
- Nombre d’éléments variables de paie,
- Obligations conventionnelles,
- Profils de salariés,
- Règles particulières de calculs des cotisations et allègements de charges,
- Organisation centralisée, décentralisée, ou CSP de la fonction paie/RH
- …
Archiver ses bulletins de paie dématérialisés dans un coffre-fort virtuel, faire une demande de congés via son smartphone, assister à des formations en ligne, avoir des workflow automatiques, échanger avec ses collègues via le réseau social d’entreprise… c’est certain, la digitalisation RH facilite le quotidien des salariés et des responsables RH.Libérée des tâches chronophages grâce au digital, la fonction RH peut consacrer plus de de temps à son cœur de métier : le management et le développement des talents.
*Ayming HR performance a réalisé une étude sur les conséquences de la digitalisation sur la paie, le SIRH, les risques professionnels et les visites médicales.
Enquête réalisée auprès de fonction concernées par la digitalisation de la sphère RH d’entreprises du secteur privé en France, du 11/07/17 au 15/10/17
279 répondants
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