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Dans ce nouvel épisode de la voix des RH, nous échangeons autour des contrôles URSSAF. Un épisode animé par Christelle DECHELETTE, Directrice de l’activité audit des charges sociales chez Ayming et Antoine DEVRESSE, Expert URSSAF chez Ayming.
Dans cette première partie, nous allons découvrir ensemble comment se passe un contrôle URSSAF et comment s’y préparer au mieux grâce à nos conseils.
Au programme :
- Comment se déroule un contrôle URSSAF, concrètement ? Quelle est la procédure ?
- Quelles sont les attitudes à avoir durant un contrôle URSSAF ? Comment créer une situation sereine durant le contrôle ?
- Quelle est la méthode existante en termes de contrôle URSSAF ? Quels sont les avantages ou inconvénients ?
- Jusqu’à quel moment le service des ressources humaines peut-il agir pour donner suite à la lettre d’observation ?
Bonne écoute ! 🎧
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Ecouter l’épisode 1 du podcast « La voix des RH » sur le déroulement du contrôle URSSAF
Christelle Déchelette : Bonjour à toutes et à tous, je suis Christelle Déchelette, directrice de l’activité audit des charges sociales au sein de Ayming. J’ai plus de 20 ans d’expérience dans le secteur du conseil aux entreprises. Pour leur apporter notre regard extérieur, sécuriser et optimiser le calcul des charges sociales qui est de plus en plus complexe et en évolution permanente.
J’ai le plaisir de vous retrouver au sein du Podcast Ayming « la voix des RH » pour parler des contrôles URSSAF.
Ce podcast fait directement écho à notre précédent épisode sur les allégements de charges pour soutenir l’emploi dans les entreprises, mises en place par l’administration.
En effet, les entreprises bénéficient d’aides. Mais elles doivent être certaines d’être en conformité pour ne pas avoir ensuite des risques de redressement dans le cadre des contrôles par l’administration.
Aujourd’hui, je suis accompagnée d’Antoine Devresse, expert du sujet. Antoine, je te laisse te présenter.
Antoine Devresse : Bonjour Christelle, effectivement, j’ai une grande expérience des relations URSSAF en entreprise. Cela fait 20 ans que je m’occupe des contrôles URSSAF, d’abord en tant qu’inspecteur URSSAF à L’URSSAF Île-de-France, puis je suis passé de l’autre côté de la barrière, en aidant les entreprises à vivre plus sereinement cette expérience du contrôle Urssaf.
Christelle Déchelette : Rentrons dans le vif du sujet. Antoine, peux-tu nous expliquer comment se déroule un contrôle URSSAF ?
Comment se déroule un contrôle URSSAF ?
Antoine Devresse : D’abord, l’entreprise reçoit son avis de contrôle.
L’inspecteur indique la date de son arrivée. Comme prévu dans la charte du cotisant qui réglemente les contrôleurs URSSAF, ils sont prévenus 30 jours en amont pour vous permettre de préparer les documents demandés.
La chose importante, c’est que vous avez son numéro de portable sur cet avis de passage. Ce qui vous permet dans ce contexte particulier de l’appeler éventuellement pour décaler la date ou faire connaissance. À faire de préférence le plus tôt possible.
Cela permet de faciliter la préparation des documents et de créer justement un premier lien avec l’inspecteur.
Et puis arrive le jour J où se présente l’inspecteur.
Dans le fameux avis de contrôle, aussi appelé avis de passage, il y a la liste des documents à présenter. Souvent, c’est le service paye qui coordonne la compilation de ces documents.
Mais, il ne faut pas oublier qu’il n’y a pas que des documents liés à la paye. Il y a des documents juridiques, des documents comptables, des documents liés aux prestations du CSE, si vous êtes concerné.
Tout le monde doit être impliqué dans la préparation de ce contrôle.
L’inspecteur s’attache d’autant plus aux éléments liés à la comptabilité, puisque les logiciels de paie sont de plus en plus performants.
Christelle Déchelette : Antoine, tu évoques différentes fonctions, de différentes équipes ,dans l’entreprise qui peuvent être amenés à intervenir. On peut imaginer que c’est un moment stressant pour eux.
Y a-t-il des points clés à ne pas oublier ou à préparer, pour que le contrôle se passe le mieux possible ?
Les points à ne pas oublier lors d’un contrôle URSSAF
Antoine Devresse : C’est vrai que c’est toujours un moment un peu anxiogène, le contrôle URSSAF.
Donc ça y est, l’inspecteur est dans vos murs, on est maintenant au cœur du contrôle.
Il y a peut-être une seule chose qui est à retenir, c’est que le contrôle peut durer de plusieurs semaines à plusieurs mois en fonction de la taille de l’entreprise.
Il faut donc amener l’inspecteur à échanger au fur et à mesure avec vous pour qu’il puisse vous dire ce qu’il envisage comme point de régularisation, pour pouvoir justement apporter des explications au fur et à mesure.
A savoir que l’inspecteur, il a une certaine marge de manœuvre pendant son contrôle. Il faut en profiter en échangeant avec lui.
Certains inspecteurs communiquent peu, c’est donc à vous, le cotisant, de provoquer cette communication.
Contrôle URSSAF : 3 méthodes de redressement
Christelle Déchelette : Comment est-ce que l’inspecteur va opérer ? Quelle est la méthode habituelle de l’URSSAF ? On sait que la charte prévoit 3 méthodes.
Antoine Devresse : Une fois que l’inspecteur a identifié un risque, donc un redressement, il a 3 choix :
- La méthode au réelle. Lorsqu’il a tous les éléments pour faire les calculs salarié par salarié. C’est la méthode la plus fréquente.
- La méthode forfaitaire. Lorsqu’il n’a pas tous les éléments précis, l’inspecteur peut imposer sa méthode. Ça génère souvent un montant maximal. Ce n’est évidemment pas la méthode la plus favorable pour l’entreprise. Elle a donc intérêt à apporter des éléments nécessaires pour que l’inspecteur puisse revenir sur la méthode réelle. Souvent l’inspecteur choisit cette méthode pour faire réagir l’entreprise alors qu’il a demandé régulièrement les documents. S’il ne les a pas obtenus, il taxe forfaitairement l’entreprise qui, immanquablement, va réagir.
- La méthode par échantillonnage et extrapolation. Lorsqu’il fait face à une trop grande quantité d’informations. L’inspecteur propose alors de choisir un échantillon représentatif, puis de calculer un taux d’erreur sur cet échantillon et l’extrapoler à toute la population. Cette méthode est souvent utilisée notamment pour les notes de frais.
Cette dernière méthode peut faire gagner du temps à tout le monde. Pour l’inspecteur certes, mais pour l’entreprise aussi. Cependant, il faut être vigilant sur le choix des échantillons. Il doit être le plus représentatif possible afin d’éviter un chiffrage douloureux.
Christelle Déchelette : Alors tu nous as parlé de la phase préparatoire au contrôle, le déroulé du contrôle, et puis maintenant arrive la fin du contrôle.
On pense souvent que c’est terminé, mais en vérité, est-ce que le service RH peut encore agir ?
Comment se passe la fin du contrôle URSSAF ?
Antoine Devresse : D’abord a lieu la réunion de fin de contrôle, qui est prévue désormais dans la charte du cotisant. C’est le moment où l’inspecteur va essayer de faire preuve de pédagogie pour expliquer le contenu de sa lettre d’observation.
Pour chaque motif, il va expliquer le pourquoi et le comment de son redressement pour le fond juridique et le chiffrage de chaque redressement. C’est important, je le redis, de ne pas découvrir les sujets à ce stade du contrôle URSSAF.
C’est pour ça qu’il faut avoir fait parler l’inspecteur au fur et à mesure de votre contrôle.
Si vous avez eu les éléments en amont, vous pouvez encore, à ce stade, fournir des justificatifs, peut-être plus complets.
Un autre point important, à titre d’exemple. Si la pratique litigieuse que l’inspecteur a envie de redresser était existante lors d’un précédent contrôle et qu’elle n’avait pas été redressée à l’époque : elle ne peut faire cette fois-ci que l’objet d’une observation pour l’avenir.
Christelle Déchelette : Effectivement, c’est un point important, peut-être que les personnes qui nous écoutent ne sont pas au fait de cette particularité.
Tu soulignes l’importance de la préparation de la communication, ce sont effectivement des sujets très importants dans cette étape-là.
Alors merci Antoine pour cet éclairage et pour ces bonnes pratiques qui on espère aideront les RH à vivre plus sereinement leur contrôle URSSAF. Nous venons de voir comment se passe concrètement un contrôle. La semaine prochaine, dans la partie 2, nous rentrerons dans le détail des motifs de redressement.
Bien sûr, vous pouvez retrouver cet épisode et l’ensemble de nos podcasts sur notre chaîne la voix des RH sur Ausha et sur toutes les plateformes.
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