Les habitudes prises avec des fournisseurs historiques peuvent cacher une valeur ajoutée et un niveau de service inférieurs. Il est donc essentiel de baser ses achats sur une évaluation impartiale et sur les meilleures pratiques de l’industrie.
Grâce à un diagnostic Achats mené par les équipes d’Ayming, le projet de transformation de la fonction Achats a généré des gains rapides et des économies durables pour un distributeur d’envergure nationale.
Le contexte
Un des distributeurs leader en Europe, ayant un réseau de succursales de plus de 60 magasins, dépensait plus de 200 millions d’euros par an auprès de fournisseurs. Ces fournisseurs appartenaient à huit principales familles d’achats. Les relations avec les fournisseurs étaient historiques plutôt que basées sur une évaluation objective des coûts. Ayming a été chargé de réaliser un diagnostic global des achats axé sur les économies et l’amélioration du niveau de services.
Les familles d’achats concernées étaient le marketing et la communication, l’IT, le facility management, les systèmes d’impression, les voyages, la flotte automobile et l’énergie.
Notre contribution
Le diagnostic a fourni la première image objective de ces dépenses par catégorie d’achats, révélant des gisements d’économies, notamment des «gains rapides / quick-wins». Cela a constitué la base d’une stratégie d’amélioration adaptée à chaque catégorie.
En mettant en œuvre la nouvelle stratégie d’achat sur ces familles, notre équipe expérimentée a accompagné la transformation en se concentrant sur la réalisation des économies, l’amélioration des processus et la montée en compétences de l’équipe.
À travers des ateliers avec les parties prenantes de l’organisation, nous avons redéfini les besoins qui ont été retranscrits dans le cadre d’appels d’offres ouverts à de nouveaux fournisseurs. Les fournisseurs historiques ont été intégrés dans le processus lors du premier tour de négociations.
En termes d’organisation, notre support a permis de :
- Mettre en place une nouvelle organisation Achats qui travaille de concert avec les homologues opérationnels
- Evaluer la capacité interne de prise en charge de la nouvelle structure Achat
- Définir les rôles et responsabilités
- Coacher les collaborateurs pour mettre en œuvre la stratégie et gérer le changement
Les résultats obtenus
Parmi les catégories de dépenses ciblées, le client a réalisé des économies de 13%, en incluant les « quick wins ».
L’équipe des achats, qui gère maintenant les dépenses conformément aux objectifs financiers de l’entreprise plutôt qu’aux budgets seuls, est en mesure de maintenir son efficacité grâce aux outils de gestion des performances.
