Charlotte Dubois, responsable CSRH chez Guerbet
Le contexte
Les importantes avances de trésorerie liées aux absences et la charge de travail conséquente des gestionnaires de paie ont poussé Guerbet à externaliser cette tâche.
L’objectif de l’appel d’offre était de déléguer entièrement la gestion des absences, de la déclaration initiale à la reprise du poste, à un partenaire spécialisé.
Rappel du contexte
Les gestionnaires administration et paie gèrent un portefeuille complet. Elles sont concentrées sur leur cœur de métier et la gestion de l’absentéisme, plus particulièrement les relations CPAM et prévoyance, était suivie par une personne en alternance.
Cette configuration rendait difficile la continuité et la cohérence du suivi, notamment en matière de récupération des indemnités journalières (IJ) auprès des CPAM et des organismes de prévoyance. L’entreprise avançait beaucoup de trésorerie et les gestionnaires paie étaient fortement occupés sur leur cœur de métier et n’avaient pas le temps de suivre les dossiers d’absences en profondeur.
Face à ces constats, la direction a décidé de lancer un appel d’offres pour externaliser la gestion de l’absentéisme, avec pour objectif de trouver un partenaire capable de prendre en charge l’intégralité du processus de gestion de l’absence : du début de l’arrêt jusqu’à la reprise de poste des collaborateurs.
Comment s’est déroulée la mission ?
Mise en œuvre en mode projet, les sollicitations ont été conformes à ce qui étaient annoncées : des ateliers ont été mis en place et il y a eu tout de suite de bons échanges entre les équipes.
En mode run, à nouveau, Ayming s’adapte à notre méthode de travail que ce soit en utilisant nos outils, nos process mais aussi à notre calendrier.
Aujourd’hui, Ayming a mis en place une gestion complète de l’absentéisme, couvrant l’intégralité du cycle de gestion : de la réception des arrêts maladie à l’organisation des visites médicales de reprise, en passant par la récupération des IJ subrogées. Ce dispositif a permis à Guerbet de gagner en efficacité, en temps et en rigueur administrative.
« Le gain de temps pour les gestionnaires paie est significatif. Avoir une équipe dédiée qui répond rapidement à nos besoins est un vrai soutien pour notre service. »
Ayming nous accompagne aussi via un suivi très régulier grâce aux rendez-vous hebdomadaires et trimestriels, tout en se rendant disponible au quotidien via une messagerie instantanée.
Grâce à Ayming, le taux de recouvrement des indemnités journalières a dépassé les 90 %, un résultat très satisfaisant pour l’entreprise.
Pourquoi avoir choisi Ayming ?
Selon le cahier des charges défini lors de l’appel d’offres, Guerbet souhaitait une prestation de qualité et orientée « client » avec l’objectif que ce soit le plus transparent possible pour leurs collaborateurs et pour les équipes RH.
Dans le cadre de cet appel d’offres, Ayming s’est distingué par son approche très orientée client et sa capacité à s’adapter aux process internes de Guerbet, sans jamais imposer de modèle déjà établi. Cette proximité, alliée à une prestation de qualité, a été un facteur déterminant dans le choix d’Ayming.
Guerbet, recommanderiez-vous Ayming ?
Oui, les équipes Ayming sur la gestion de l’absence sont considérées comme des membres de l’équipe CSRH. Adaptabilité et fluidité de l’information sont les points positifs de notre collaboration. J’ai l’impression que notre équipe s’est agrandie, je n’ai pas l’impression d’avoir fait appel à un prestataire.
Charlotte Dubois, responsable CSRH chez Guerbet
