« Nous avions une vraie problématique opérationnelle de notre système paie et avions besoin de remettre à plat l’ensemble des processus pour les rendre plus efficaces. »
Le contexte
Réorganiser et optimiser les processus du service pour gagner en efficacité : face à des dysfonctionnements récurrents du service Paie, la Fondation Partage & Vie souhaite réorganiser et optimiser les processus du service pour gagner en efficacité et en sécurité.
Le système de paie existant s’avère inefficace et crée de la frustration
En 2016, la Fondation vit une phase de transition importante avec la mise en place d’une nouvelle gouvernance et le renouvellement de son comité de direction.
Une nouvelle direction des Ressources Humaines se met en place début 2017 avec pour objectif notamment de réorganiser et optimiser le service paie pour solutionner des dysfonctionnements mis en évidence.
Ces anomalies dans le système sont la conséquence d’un déploiement approximatif du nouveau système de paie réalisé fin 2015.
« Le projet a été mis en place en 3 mois, ce qui ne permettait pas de le faire dans de bonnes conditions. L’outil était mal recetté, mal paramétré et pas au point. Cela a généré d’énormes frustrations, parfois même de la colère. »
En mars 2017, le Référent Paie quitte l’entreprise laissant une situation complexe à gérer, avec un outil inefficace, et ne répondant pas aux spécificités induites par la convention collective.
L’entreprise s’est retrouvée fin avril complètement démunie, avec un outil inefficace et des compétences internes perdues.
Notre contribution
Un accompagnement sur mesure
Un accompagnement de 300 jours a permis d’obtenir :
- des processus paie sécurisés et partagés
- un système de paie plus efficace et en cours de stabilisation
- un gain de productivité des équipes paie
Le challenge : remettre à plat le système de paie dans un contexte de transition
Dans ce contexte de transition, Ayming, déjà présent auprès des équipes RH de la Fondation pour une mission d’optimisation des charges sociales, est mandaté pour réaliser un audit organisationnel de la paie.
La mission d’audit a débuté par une analyse des process de gestion de la paie, des rôles de chacun et de l’outil utilisé, et a mis en évidence un grand nombre de dysfonctionnements de l’organisation.
Des axes d’amélioration et des préconisations ont été définis dans un rapport d’audit très complet remis suite à la mission.
Nicolas De Roffignac, DRH Adjoint, Fondation Partage et Vie
Les résultats obtenus
La réussite du projet passe par la présentation du système d’information paie
La mission se prolonge aujourd’hui pour sécuriser les pratiques de paie avec notamment une phase de stabilisation du logiciel paie et d’accompagnement au changement.
Nous agissons comme un facilitateur dans la mise en place des bonnes pratiques. En effet, il est plus facile de faire des changements organisationnels, des modifications dans les fonctions des uns et des autres, en s’appuyant sur une expertise vérifiée.
L’amélioration de l’efficacité de la performance paie commence à être visible
« Ayming nous a permis d’améliorer l’efficacité de l’organisation de la paie et nous a accompagné dans la sécurisation des process de paie. L’intégration technique, opérationnelle, et managériale s’est bien déroulée. Les gestionnaires de paie vont bientôt se trouver allégés de certaines tâches, cela va permettre de restituer de la capacité de travail pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. »
