« Nous constatons une vraie valeur ajoutée à travailler avec un cabinet, grâce à son approche extérieure. Etant nous-mêmes trop impliqués dans nos dossiers, nous manquons de temps, de recul pour voir différemment nos paies, le quotidien de l’activité l’emportant souvent sur le détail, une paie en remplaçant rapidement une autre. Même si les compétences en interne sont là, elles ne peuvent être détachées sur des sujets particuliers. Les ressources en interne sont souvent insuffisantes pour aller plus loin dans l’audit et nous ne disposons pas du même niveau d’’expertise avisée qu’Ayming. »
Bénédicte PAIN – Directrice Paie & Administration du Personnel – BUT
Le contexte
Fort d’un partenariat solide et durable entre le groupe BUT et Ayming, qui dure depuis plus de 10 ans avec comme mission principale les risques professionnels, son service de la Paie a été sensible à la proposition d’Ayming axée sur les charges sociales.
Le point fort du projet était d’effectuer un audit de ses charges sociales et d’en vérifier le paramétrage en tout point. À la sortie d’un contrôle URSSAF, l’enjeu pour le Groupe BUT était de s’assurer que le réglementaire était conforme et respecté, conformément à leurs obligations légales, et aussi de s’assurer que les dernières évolutions réglementaires fréquentes soient mises à niveau.
Le souhait de la directrice de la paie, au travers de l’accompagnement d’Ayming, était également de mettre en évidence la solidité du travail de l’équipe paie, assurant les contrôles et pouvant relever les anomalies de premier niveau, et ainsi conforter la direction sur les process existants de contrôle de la paie.
Témoignage de Bénédicte PAIN – Directrice Paie & Administration du Personnel – BUT
« Notre intérêt avec cette mission n’est pas immédiatement la recherche d’économies mais plutôt la sécurisation de notre paramétrage. C’est aussi de montrer à ma direction qu’effectivement aujourd’hui, la paie BUT est correcte, propre et respecte nos obligations légales ou conventionnelles, tant vis-à vis de nos partenaires sociaux que de nos organismes de protection sociale. »
Notre accompagnement
Le cœur de la mission d’Ayming est de s’assurer que le groupe BUT verse le juste montant des cotisations sociales.
Pour cela nos équipes vérifient et analysent les différents postes de charges sociales et taxes assises sur les salaires, afin de proposer les meilleurs leviers économiques pour optimiser ces coûts.
L’audit effectué auprès du service paie du groupe BUT a ainsi permis de vérifier les pratiques de la paie et des paramétrages en place.
Au delà de la mission, cet accompagnement Ayming a également permis de faire un suivi des échanges en cours avec l’URSSAF.
Une collaboration de confiance basée sur l’écoute de l’environnement BUT
Une relation de confiance :
Notre consultant a pour rôle d’être facilitateur pour le service paie et de ne pas ajouter une charge supplémentaire dans la gestion au quotidien de cet audit. Pour cela, il s’est rapidement adapté aux contraintes terrains, multipliées par la situation de crise sanitaire.
« Je le remercie beaucoup pour sa patience. C’était un peu long parfois sur les retours de ma part, car j’avais d’autres priorités liées à cette crise. Et cela a été important pour moi, de ne pas me sentir harcelée, ma priorité étant avant tout la production de la paie du mois. Cela passera toujours avant le reste. Donc, c’est clair, un consultant qui est attentif, qui s’adapte et s’applique à nous décharger, cela a été rassurant et plus paisible à gérer »
« Ce qui me fait souvent peur dans ces missions d’accompagnement, c’est de nous générer un travail supplémentaire. C’est difficile d’être à jour dans des amplitudes horaires déjà très larges. S’il faut s’ajouter une charge de travail supplémentaire en travaillant avec un prestataire…cela devient compliqué. Le fait d’avoir donné la main au consultant et d’avoir établi une relation de confiance, est important. Cela m’a dégagé d’une partie du travail. Le but de passer par un consultant, non ? Ce que vous ne pouvez pas faire, confiez-le à quelqu’un d’autre ! »
Une valorisation des équipes BUT :
Ce partenariat tire sa force et son efficacité de la fluidité des échanges, du respect du travail de chacun et de la bonne coordination avec les équipes en interne. Pour la communication interne, il est essentiel de ne pas uniquement souligner les erreurs, mais également de valoriser les points forts du travail déjà fourni par les équipes.
« Ce dont j’avais peur et dont je voulais nous préserver, c’est la valorisation de l’intervention d’une société extérieure, d’un cabinet de conseil, au détriment d’une équipe interne qui réalise déjà beaucoup »
Un accompagnement sur mesure :
« Le consultant s’est montré également « facilitateur » dans sa manière d’évoquer les sujets. Nous avons pu aisément réinterpréter ou reprendre ses propos et les adapter à notre discours interne. Chaque entreprise à son ADN. Il est important de savoir s’y adapter. Mes échanges avec le consultant, m’ont permis de traduire un discours de spécialiste et de le rendre plus accessible en interne. »
Les bénéfices
- La fiabilisation du système paie
- La réalisation d’économies grâce aux remboursements obtenus de l’URSSAF
- Une direction rassurée et confiante (avec l’absence de risque social majeur même si quelques points techniques peuvent être encore améliorés)
- Un service paie légitimé et reconnu dans ses contrôles effectués.
- Des préconisations pour des économies futures
- Une équipe qui profite d’une expertise externe et d’un gain de temps dans ses projets
