Xavier BERHONDE - Directeur QSE - EURALIS SOLUTIONS
Le contexte
Suite à l’entrée en application de la loi EGALIM, le pôle Agricole d’Euralis a initié de profonds changements structurels dans son organisation et ses métiers. Des détourages d’activités et cessions de sociétés ont été opérés faisant passer les effectifs de 1000 collaborateurs à 600.
Durant cette phase, nous avons également repensé le rôle et fonctionnement des fonctions support en investissant sur le cœur de nos métiers et en faisant appel à des partenaires experts sur d’autres fonctions où nous n’étions pas structurés, comme pour le suivi des visites médicales.
Comment s’est déroulée la mission ?
La mission s’est déployée en mode projet avec la constitution d’un comité de pilotage. Durant la phase de cadrage du projet et de définition du processus d’exécution, les membres de l’équipe projet se sont réunis régulièrement. Ayming a été présent et nous a apporté tout le support nécessaire durant cette phase clé.
Le plus gros investissement en temps pour passer en « mode run » est la constitution des données sources basées sur l’historique du dossier. L’une des difficultés de notre organisation est que nous sommes affiliés à 7 caisses régionales de la MSA.
Autre point majeur pour faire de cette externalisation un succès : valider le plus tôt possible, avec les services centraux achats et informatiques, la faisabilité du projet. Du fait notamment des règlements RGPD et des règles de plus en plus contraignantes de la cybersécurité.
Dans notre cas, nous mettons à disposition les données sources extraites de notre SIRH toutes les 24h sur un serveur sécurisé. Cela permet à Ayming de bénéficier d’une base de données à jour et d’être réactif pour planifier tous les évènements avec les caisses de la MSA.
Depuis maintenant deux ans que nous avons lancé cette mission, nous avons atteint un taux de conformité proche de 95% (versus 55% au démarrage de la mission, lorsque le dossier était géré en interne).
Notre organisation très décentralisée dans le Sud-Ouest s’est rapidement approprié ce nouveau mode de fonctionnement. Les caisses de la MSA ont également trouvé leur intérêt puisque les taux de « no show » sont extrêmement faibles.
Ce constat a convaincu d’autres pôles du groupe Euralis qui ont rejoint l’initiative du pôle Agricole.
Pourquoi avoir choisi Ayming ?
Ayming nous accompagnait déjà depuis 2018 sur l’externalisation des déclarations d’accident du travail (DAT) et l’optimisation des taux AT/MP.
Nous avons continué notre partenariat avec la mise en place de la suite logiciel Acciline+ pour administrer nos 128 DUERP et suivre également les formations obligatoires et la délivrance des titres d’habilitations ou autres autorisations délivrées par l’employeur.
Dans la continuité de l’externalisation de processus RH pour une meilleure productivité, il était normal que Ayming soit consulté sur la phase de suivi des visites médicales.
