Sécurisation et optimisation des charges sociales : les clés d’une paie efficace
Faisons le point sur le webinaire du 25 avril 2024 que nous avons tenu chez Parlons RH sur la « Sécurisation et optimisation des charges sociales : les clés d’une paie efficace » en compagnie de Matthieu COLLONGE, Manager Performance Paie chez Ayming et de Manon CONSUL, Content Manager chez Parlons RH.
Le contexte socio-économique français met en lumière des défis importants liés aux coûts des salaires, amplifiés par une inflation record depuis trois décennies, et de nombreuses préoccupations concernant le pouvoir d’achat des collaborateurs.
Dans ces conditions, les professionnels RH de la Paie se retrouvent confrontés à trois défis majeurs en cette année 2024 :
- la complexité de la paie et ses évolutions incessantes,
- la reprise des contrôles URSSAF et les redressements éventuels qu’ils peuvent générer (90% des cas actuellement),
- les augmentations de salaire particulièrement importantes ces derniers semestres qui réévaluent à la hausse le coût du travail.
Vous découvrirez lors de cette retranscription : Pourquoi observe-t-on encore de nombreux écarts dans les calculs des cotisations sociales, réalisés pourtant par des équipes compétentes, et munies d’outils fiables ? Quelles peuvent-être les solutions internes ou externes pour fiabiliser et optimiser vos pratiques ?
Bonne lecture !
Pour ceux qui préfèrent voir directement le replay, retrouvez la page ci-dessous.
Les Défis de la Gestion de la Paie
Manon CONSUL : Bonjour à toutes et à tous. Je suis Manon, content manager chez Parlons RH. Aujourd’hui, je suis avec Mathieu Colon, manager performance chez Ayming, pour discuter de la sécurisation et de l’optimisation des charges sociales. Mathieu, quel constat fais-tu sur les sujets relatifs à la paie ?
Matthieu COLLONGE : La question est de savoir pourquoi et comment sécuriser sa paie et l’optimiser pour que les sociétés ne paient pas trop de cotisations dans un contexte inflationniste. Les règles sont parfois floues, les textes ne sont pas toujours clairs, les cotisations pouvant être cumulées ou non selon les cas et les structures ne sont pas toujours toutes impactées. Cette complexité rend la gestion difficile pour les services paie/RH. En parallèle, les outils RH sont de plus en plus fiables, mais nécessitent des mises à jour régulières pour rester efficace. La complexité de la paie inclut aussi les nombreuses conventions collectives qui imposent des particularités dans chaque société. Tous ces éléments contribuent à des écarts réguliers dans les cotisations et la paie, que ce soit en risque ou en manque à gagner. Pendant la période Covid, les contrôles ont été suspendus, mais l’URSSAF rattrape maintenant son retard. De plus, lors des contrôles, il n’y a pas que la paie qui est examinée. D’autres services comme la comptabilité, la finance et le CSE sont également vérifiés. Les services paie sont souvent surchargés avec des analyses chronophages, des timing serrés pour les paies et les déclarations, en plus de devoir gérer les demandes des salariés. Cette surcharge de travail est exacerbée par les difficultés de recrutement.
Les Causes des Erreurs dans les Services de Paie
Manon CONSUL : Merci Mathieu pour cette introduction. Et selon toi, pourquoi les services paie ne peuvent pas toujours garantir les calculs de paie ou de charges sociales ?
Matthieu COLLONGE : Le principal point est le manque de temps. Les services paie sont souvent en sous-effectifs, ce qui rend difficile la prise de recul nécessaire pour vérifier les paramètres et les informations. Les évolutions importantes dans une structure, comme les rachats de société, ajoutent des complexités. La transition entre les départs et les nouveaux arrivants peut également être difficile.
L’Audit des Paies : Processus et Priorités
Manon CONSUL : Une question sur l’audit des paies : comment procède-t-on et que vérifie-t-on en premier ?
Matthieu COLLONGE : Pour auditer, on commence par les bulletins de paie pour vérifier les cotisations, ainsi que les cumuls de rubriques pour une vision annuelle. Ce qu’on vérifie en premier dépend des secteurs et des structures, car chaque société est différente.
Optimisations et Bonnes Pratiques
Manon CONSUL : Je propose de passer à la deuxième partie. Nous avons vu que la gestion de la paie est complexe. Maintenant, voyons pourquoi c’est un sujet important, notamment à cause des enjeux financiers.
Matthieu COLLONGE : La France a le 5e coût de main-d’œuvre le plus élevé en Europe. Ce n’est pas tant à cause du salaire brut, mais surtout à cause des charges employeurs. Quand vous payez 100 € à un salarié, il touche environ 75 à 80 €, mais l’entreprise paie en moyenne 145 €. Il existe des optimisations et des bonnes pratiques pour alléger les charges sociales. Le principal levier est la réduction générale de cotisations, mieux connue sous le nom de réduction Fillon. Elle permet de réduire les charges en calculant un ratio entre l’horaire rémunéré et la rémunération perçue. Ces calculs peuvent être complexes, mais les enjeux sont importants, avec des allègements annuels de 30 à 40 milliards d’euros pour les entreprises. Les services paie sont compétents, mais la complexité des cotisations dans tous les secteurs rend leur tâche difficile. Une bonne organisation et des outils adaptés sont essentiels pour gérer certaines tâches chronophages et administratives. Par exemple, 20 % des indemnités de sécurité sociale ne sont pas récupérées par les entreprises, représentant une perte moyenne de 150 € par collaborateur par an. Ces tâches prennent du temps et nécessitent une bonne coordination. De plus, les erreurs dans la paie peuvent avoir des conséquences financières importantes. 90 % des contrôles URSSAF aboutissent à des régularisations, souvent des redressements.
Les Motifs de Redressement lors des Contrôles URSSAF
Manon CONSUL : Merci Mathieu. j’ai une question pour toi. Quels sont les principaux motifs de redressement lors d’un contrôle URSSAF ?
Matthieu COLLONGE : Le principal motif est la réduction générale de cotisations, car les montants sont importants et les calculs complexes. Les indemnités versées et les plafonds respectés sont également souvent contrôlés. Les départs de salariés et les versements mobilité sont des sujets de plus en plus contrôlés. La DOETH est aussi un nouveau sujet de contrôle depuis 2020, avec des modalités de déclaration et de calcul évoluées.
Avantages de l’Externalisation
Manon CONSUL : Maintenant, parlons de la gestion de la paie. Il y a beaucoup d’entreprises qui externalisent cette gestion. Selon toi, vaut-il mieux externaliser la gestion de la paie ou utiliser des solutions internes ?
Matthieu COLLONGE : Cela dépend des compétences internes et de la structure de l’entreprise. Les grands groupes ont souvent leurs propres services paie/RH et développent leurs propres outils. Les plus petites structures peuvent bénéficier d’un accompagnement par un cabinet spécialisé. Il n’y a pas de solution miracle, chaque cas est différent et dépend des besoins et des ressources de l’entreprise.
Solutions Internes et Sécurisation des charges sociales
Manon CONSUL : Passons à la troisième partie : Comment contient-on la masse salariale tout en répondant aux besoins des collaborateurs ?
Matthieu COLLONGE : Il ne faut pas toujours augmenter le salaire brut. On peut utiliser des avantages en nature, comme les véhicules ou les nouvelles technologies, et mettre en place le télétravail pour réduire les frais des salariés. Les versements d’indemnités nettes, sous certaines conditions, peuvent aussi être optimisés. Il existe également des aides à l’embauche pour réduire les coûts. Un autre point important est le taux AT, qui peut varier en fonction de la sinistralité de l’entreprise et se travailler en amont pour minimiser les coûts. Pour sécuriser et optimiser la paie, il est crucial de faire auditer ses charges sociales et son logiciel. L’audit permet de vérifier si les optimisations sont bien mises en place et si les plafonds d’exonération sont respectés. Un livre blanc sur l’outil de paie peut également être utile pour lister les pratiques et vérifier leur cohérence. Externaliser certaines tâches chronophages et administratives peut aussi aider les services paie à se concentrer sur des tâches plus stratégiques. Enfin, l’anticipation des contrôles URSSAF est essentielle pour éviter des redressements coûteux.
Outils de Vérification des Allègements de Cotisations Patronales
Manon CONSUL : Merci beaucoup Mathieu. Tout à l’heure, nous parlions de la gestion de la paie et des outils de contrôle. Existe-t-il des outils pour vérifier les allègements de cotisations patronales ?
Matthieu COLLONGE : Malheureusement, non. Vous pouvez utiliser des trames de base avec la formule de calcul, mais cela reste limité. Les outils ne peuvent pas analyser si les rubriques doivent être prises en compte ou non, cela reste un travail humain.
Sécurisation et Optimisation de la Paie
Manon CONSUL : Et voilà, c’est un peu le cœur du sujet du jour : comment est-ce qu’on sécurise et optimise sa paie finalement ?
Matthieu COLLONGE : Le premier point, c’est peut-être de faire auditer ses charges sociales et de faire auditer aussi directement son logiciel. L’audit des charges sociales permet de vérifier si toutes les optimisations en fonction du lieu et de l’activité sont bien mises en place. Est-ce que les plafonds d’exonération sont bien respectés et peut-on faire mieux ? Vous pouvez également faire ce qu’on appelle un livre blanc sur votre outil de paie. Il liste toutes les pratiques de votre logiciel, vérifie leur cohérence et justifications par rapport aux accords et à la convention collective. Ce livre blanc est utile en cas de changement de gestionnaire paie et en cas de changement de logiciel. Deuxième point, il est utile d’externaliser les tâches très administratives et chronophages pour les services. Par exemple, les visites médicales et les déclarations d’accident du travail peuvent aussi être externalisées pour vérifier qu’elles sont bien faites, à temps, et bien référencées afin de limiter l’impact financier. Tout cela contribue à un contrôle URSSAF plus fluide, analysez et contestez les résultats si nécessaire. Parfois, les redressements sont justifiés sur le fond, mais pas sur la forme. Si vous fournissez les bons documents au contrôleur, il peut revenir sur sa décision.
Solutions Internes pour Sécuriser la Paie
Manon CONSUL : Merci beaucoup Mathieu. Je vois qu’il y a encore quelques questions. Pour toi, quelle solution peut-on déployer en interne pour sécuriser sa paie au maximum ?
Matthieu COLLONGE : Il existe des solutions efficaces comme des outils de questionnaires automatisés pouvant récupérer les justificatifs, vérifier leur validité, les stocker, les fournir rapidement, et suivre les relances. Avoir des bons outils permet de gagner du temps et de fiabiliser les processus.
Fiabilité des Logiciels de Paie
Manon CONSUL : En parlant de fiabilité et d’outils, comment peut-on s’assurer de la fiabilité d’un logiciel de paie ?
Matthieu COLLONGE : On peut effectuer un audit externe ou interne. Le livre blanc est une bonne solution pour lister et justifier toutes les pratiques, puis vérifier les calculs. Cela peut être très long, mais c’est essentiel pour identifier les risques.
Outils de Contrôle pour Vérifier les Allègements de Cotisation Patronale
Manon CONSUL : Merci Mathieu, et pour toi, existe-t-il des outils de contrôle pour vérifier les allègements de cotisation patronale ?
Matthieu COLLONGE : Malheureusement non, pas à notre connaissance. Il existe des trames de base avec des formules paramétrées, mais l’outil ne peut pas analyser exactement si telle ou telle rubrique doit être prise en compte. Cela reste du domaine humain, surtout pour vérifier les calculs des absences et indemnisations qui varient d’une société à l’autre.
Optimisations Trouvées lors des Audits des Charges Sociales
Manon CONSUL : En faisant des audits des charges sociales, trouve-t-on souvent des optimisations à mettre en place ?
Matthieu COLLONGE : Oui, on trouve souvent des écarts, que ce soit en risque ou en économie. Les optimisations peuvent représenter des économies de quelques milliers d’euros à plusieurs centaines de milliers d’euros, selon les cas.
Fiabilité de l’IA pour la Gestion de la Paie
Manon CONSUL : Et que penses-tu de la fiabilité de l’IA pour la gestion de la paie ?
Matthieu COLLONGE : Nous n’avons pas encore assez de recul sur la capacité de l’IA à gérer la paie de manière efficace. L’IA peut aider sur certains aspects, mais la gestion de la paie reste avant tout un travail humain, surtout pour traiter les demandes spécifiques des salariés.
Manon CONSUL : Merci beaucoup Mathieu pour ta présence aujourd’hui et ce que tu nous as appris sur la sécurisation et l’optimisation des charges sociales. A très bientôt.
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